STANDARDY DOSTĘPNOŚCI W DZIAŁANIACH
Korporacja WAM Spółka NON for PROFIT Sp. z o.o.
I. Postanowienia ogólne
§ 1. Cel dokumentu
1. Niniejsze Standardy określają zasady zapewniania dostępności w działaniach prowadzonych przez Korporacja WAM Spółka NON for PROFIT Sp. z o.o., dalej jako: „Spółka”.
2. Celem Standardów jest zapewnienie, aby działania Spółki były możliwie dostępne dla osób o szczególnych potrzebach, w tym osób z niepełnosprawnościami, osób starszych, osób z czasowymi ograniczeniami sprawności, osób z trudnościami poznawczymi, osób z ograniczoną znajomością języka polskiego oraz osób sprawujących opiekę nad dziećmi lub osobami zależnymi.
3. Standardy mają zastosowanie w szczególności do:
* projektów społecznych, edukacyjnych, kulturalnych, obywatelskich i promocyjnych realizowanych przez Spółkę,
* wydarzeń, spotkań, szkoleń, warsztatów, konferencji i konsultacji,
* komunikacji z uczestnikami, partnerami, kontrahentami i odbiorcami działań,
* materiałów informacyjnych, promocyjnych i edukacyjnych,
* strony internetowej, mediów społecznościowych i formularzy elektronicznych,
* rekrutacji uczestników, współpracowników, wolontariuszy i ekspertów,
* zakupów usług, produktów i materiałów finansowanych ze środków Spółki lub środków zewnętrznych.
4. Spółka przyjmuje zasadę, że dostępność nie jest dodatkiem do działań, lecz ich stałym elementem organizacyjnym.
II. Podstawowe zasady dostępności
§ 2. Zasada równego dostępu
1. Spółka organizuje swoje działania w sposób, który nie wyklucza osób o szczególnych potrzebach.
2. Przy planowaniu projektów i wydarzeń Spółka bierze pod uwagę różne potrzeby odbiorców, w szczególności:
* potrzeby osób z niepełnosprawnością ruchową,
* potrzeby osób niewidomych i słabowidzących,
* potrzeby osób głuchych i słabosłyszących,
* potrzeby osób z trudnościami poznawczymi,
* potrzeby osób starszych,
* potrzeby osób z czasową niedyspozycją zdrowotną,
* potrzeby osób opiekujących się dziećmi lub osobami zależnymi,
* potrzeby osób, które mają trudność w korzystaniu z komunikacji cyfrowej.
3. Spółka nie odmawia udziału w działaniu tylko dlatego, że dana osoba wymaga racjonalnego usprawnienia, dostosowania formy udziału albo dodatkowej informacji organizacyjnej.
§ 3. Zasada projektowania uniwersalnego
1. Spółka dąży do tego, aby jej działania były od początku projektowane jako możliwie dostępne dla szerokiej grupy odbiorców.
2. Oznacza to w szczególności:
* wybór dostępnych miejsc wydarzeń,
* przygotowywanie czytelnych materiałów,
* stosowanie prostego języka,
* zapewnianie możliwości kontaktu różnymi kanałami,
* unikanie barier technicznych i organizacyjnych,
* wcześniejsze informowanie uczestników o warunkach udziału,
* zapewnianie alternatywnej formy udziału, jeżeli jest to możliwe i uzasadnione.
§ 4. Zasada racjonalnych usprawnień
1. Jeżeli pełna dostępność danego działania nie jest możliwa, Spółka stosuje racjonalne usprawnienia.
2. Racjonalnym usprawnieniem może być w szczególności:
* zmiana sali na bardziej dostępną,
* zapewnienie asysty organizacyjnej,
* przesłanie materiałów wcześniej,
* przygotowanie materiałów w większym druku,
* udostępnienie pliku w formacie edytowalnym,
* umożliwienie udziału online,
* zapewnienie miejsca dla osoby z psem asystującym,
* zapewnienie dodatkowej przerwy,
* uproszczenie formularza zgłoszeniowego,
* zapewnienie kontaktu telefonicznego zamiast wyłącznie elektronicznego.
3. Spółka rozpatruje zgłoszenia potrzeb indywidualnie, z poszanowaniem godności i prywatności osoby zgłaszającej.
III. Dostępność architektoniczna i organizacyjna
§ 5. Wybór miejsc wydarzeń
1. Spółka organizuje wydarzenia w miejscach możliwie dostępnych architektonicznie.
2. Przy wyborze miejsca wydarzenia Spółka sprawdza w szczególności:
* czy do budynku można wejść bez schodów albo czy dostępna jest winda, podjazd lub platforma,
* czy drzwi wejściowe i przejścia są wystarczająco szerokie,
* czy w budynku znajduje się dostępna toaleta,
* czy sala wydarzenia jest dostępna dla osób poruszających się na wózkach,
* czy istnieje możliwość dojścia z przystanku komunikacji publicznej,
* czy w pobliżu znajdują się miejsca parkingowe, w tym miejsca dla osób z niepełnosprawnością,
* czy oznaczenia w budynku są czytelne,
* czy oświetlenie i akustyka sali umożliwiają komfortowy udział.
3. Jeżeli wydarzenie odbywa się w miejscu, które nie jest w pełni dostępne, Spółka informuje o tym uczestników przed wydarzeniem i wskazuje możliwe formy wsparcia.
4. Informacja o dostępności miejsca powinna być podana w zaproszeniu, formularzu zgłoszeniowym lub wiadomości organizacyjnej.
§ 6. Organizacja wydarzeń
1. Każde wydarzenie organizowane przez Spółkę powinno być przygotowane z uwzględnieniem potrzeb osób o szczególnych potrzebach.
2. W szczególności Spółka zapewnia:
* jasną informację o miejscu, czasie i sposobie udziału,
* możliwość wcześniejszego zgłoszenia szczególnych potrzeb,
* dostępny formularz zgłoszeniowy,
* dane kontaktowe osoby odpowiedzialnej za sprawy organizacyjne,
* możliwość zadania pytań przed wydarzeniem,
* odpowiednie oznaczenie miejsca wydarzenia,
* przerwy podczas dłuższych spotkań,
* możliwość korzystania z pomocy osoby asystującej,
* możliwość udziału osoby z psem asystującym.
3. Przy wydarzeniach trwających dłużej niż 2 godziny Spółka powinna przewidzieć przerwy, dostęp do wody oraz możliwość spokojnego opuszczenia sali i powrotu.
4. Przy wydarzeniach z prezentacjami prowadzący powinni mówić wyraźnie, nie zasłaniać ust, opisywać istotne elementy pokazywane na slajdach oraz unikać zbyt szybkiego tempa wypowiedzi.
§ 7. Informacja o potrzebach uczestników
1. W formularzach zgłoszeniowych na wydarzenia Spółka zamieszcza pytanie:
Czy potrzebuje Pani/Pan/Panstwo szczególnych udogodnień, aby wziąć udział w wydarzeniu?
Jeżeli tak, prosimy o krótką informację, jak możemy pomóc.
2. Odpowiedź na to pytanie jest dobrowolna.
3. Informacje dotyczące szczególnych potrzeb są wykorzystywane wyłącznie w celu organizacji dostępnego udziału w wydarzeniu.
4. Spółka nie żąda od uczestnika dokumentów potwierdzających niepełnosprawność, jeżeli nie jest to konieczne z powodu wymogów programu, grantu lub przepisów prawa.
IV. Dostępność informacyjno-komunikacyjna
§ 8. Kanały kontaktu
1. Spółka zapewnia możliwość kontaktu co najmniej:
* pocztą elektroniczną,
* telefonicznie,
* pisemnie,
* przez formularz kontaktowy, jeżeli taki formularz jest stosowany,
* osobiście, jeżeli wynika to z charakteru działania.
2. W komunikacji z osobą o szczególnych potrzebach Spółka powinna stosować formę kontaktu możliwie dostosowaną do potrzeb tej osoby.
3. Jeżeli dana osoba nie może skutecznie skorzystać z jednego kanału komunikacji, Spółka powinna zaproponować inny dostępny sposób kontaktu.
§ 9. Prosty i zrozumiały język
1. Spółka stosuje w komunikacji prosty, jasny i zrozumiały język.
2. W szczególności należy:
* unikać nadmiernie urzędowych sformułowań,
* wyjaśniać skróty i pojęcia specjalistyczne,
* stosować krótkie akapity,
* używać nagłówków,
* podawać najważniejsze informacje na początku,
* jasno wskazywać terminy, miejsca, wymagania i osoby kontaktowe.
3. W materiałach kierowanych do szerokiej grupy odbiorców należy unikać zdań wielokrotnie złożonych oraz sformułowań, które mogą być niezrozumiałe dla osób spoza danej branży.
§ 10. Komunikacja z osobami głuchymi i słabosłyszącymi
1. W przypadku zgłoszenia potrzeby przez osobę głuchą lub słabosłyszącą Spółka, w miarę możliwości organizacyjnych i finansowych, zapewnia:
* kontakt pisemny,
* materiały tekstowe przed spotkaniem,
* napisy do nagrań,
* możliwość udziału osoby wspierającej,
* tłumacza polskiego języka migowego, jeżeli wynika to z charakteru działania, źródła finansowania albo realnych możliwości Spółki.
2. W czasie wydarzeń prowadzący powinni:
* mówić wyraźnie,
* nie odwracać się tyłem do uczestników podczas mówienia,
* korzystać z mikrofonu, jeżeli sala tego wymaga,
* powtarzać pytania zadawane z sali przed udzieleniem odpowiedzi.
§ 11. Komunikacja z osobami niewidomymi i słabowidzącymi
1. Spółka przygotowuje materiały w sposób umożliwiający korzystanie z nich przez osoby niewidome i słabowidzące.
2. W szczególności należy:
* stosować czytelne fonty,
* unikać bardzo małego tekstu,
* zapewniać odpowiedni kontrast,
* nie przekazywać kluczowych informacji wyłącznie kolorem,
* dodawać opisy alternatywne do istotnych grafik,
* udostępniać dokumenty w formatach możliwych do odczytu przez czytniki ekranu,
* unikać skanów bez warstwy tekstowej.
3. Jeżeli podczas wydarzenia wykorzystywane są prezentacje, prowadzący powinien opisywać ustnie istotne elementy wizualne, wykresy, zdjęcia i schematy.
V. Dostępność cyfrowa
§ 12. Strona internetowa i formularze
1. Spółka dąży do tego, aby jej strona internetowa, formularze elektroniczne i publikowane materiały cyfrowe były zgodne z zasadami WCAG 2.1 na poziomie co najmniej AA, w zakresie możliwym do zastosowania przez Spółkę.
2. Dostępność cyfrowa powinna obejmować w szczególności:
* prawidłową strukturę nagłówków,
* możliwość obsługi strony klawiaturą,
* czytelny kontrast tekstu,
* opisy alternatywne grafik,
* zrozumiałe linki,
* poprawne etykiety pól formularzy,
* możliwość powiększania tekstu,
* brak treści migających lub utrudniających koncentrację,
* dostępne pliki PDF, DOCX i inne dokumenty publikowane na stronie.
3. Formularze zgłoszeniowe powinny być możliwie krótkie, logiczne i zrozumiałe.
4. Pola obowiązkowe w formularzu powinny być wyraźnie oznaczone.
5. Komunikaty błędów w formularzach powinny jasno wyjaśniać, co należy poprawić.
§ 13. Dokumenty elektroniczne
1. Dokumenty tworzone przez Spółkę powinny być przygotowywane w sposób dostępny cyfrowo.
2. W szczególności należy:
* stosować style nagłówków,
* używać list automatycznych,
* nadawać dokumentom logiczną strukturę,
* dodawać tekst alternatywny do istotnych grafik,
* tworzyć tabele tylko wtedy, gdy są potrzebne,
* oznaczać wiersze nagłówkowe w tabelach,
* nie używać pustych akapitów do tworzenia odstępów,
* unikać dokumentów będących wyłącznie skanem,
* sprawdzać dostępność dokumentu przed publikacją.
3. Dokumenty PDF powinny być tworzone z plików źródłowych, a nie przez skanowanie wydruku, chyba że charakter dokumentu tego wymaga.
4. Jeżeli Spółka publikuje skan dokumentu, powinna w miarę możliwości dołączyć wersję tekstową lub streszczenie dostępne cyfrowo.
§ 14. Media społecznościowe
1. Treści publikowane przez Spółkę w mediach społecznościowych powinny być przygotowywane z uwzględnieniem dostępności.
2. W szczególności należy:
* dodawać opisy alternatywne do grafik, jeśli platforma to umożliwia,
* nie umieszczać ważnych informacji wyłącznie na grafice,
* powtarzać najważniejsze informacje w treści posta,
* stosować czytelne grafiki i odpowiedni kontrast,
* unikać nadmiaru tekstu na grafikach,
* dodawać napisy do materiałów wideo, jeżeli jest to możliwe,
* unikać długich ciągów hashtagów bez przerw.
3. Jeżeli grafika zawiera tekst, tekst ten powinien być również wpisany w treści posta albo w opisie.
VI. Dostępność materiałów edukacyjnych, promocyjnych i informacyjnych
§ 15. Materiały drukowane
1. Materiały drukowane przygotowywane przez Spółkę powinny być czytelne i zrozumiałe.
2. Zaleca się:
* stosowanie czytelnego fontu,
* unikanie zbyt małego tekstu,
* zachowanie odpowiednich odstępów,
* zapewnienie dobrego kontrastu,
* unikanie tekstu na bardzo wzorzystym tle,
* wyraźne oznaczenie danych kontaktowych,
* stosowanie prostych komunikatów.
3. W przypadku materiałów dla osób starszych lub osób słabowidzących należy rozważyć przygotowanie wersji z większym tekstem.
§ 16. Materiały audio i wideo
1. Materiały audio i wideo przygotowywane przez Spółkę powinny być możliwie dostępne dla osób z różnymi potrzebami.
2. W szczególności:
* filmy powinny mieć napisy, jeżeli są kierowane do szerokiego grona odbiorców,
* nagrania audio powinny mieć krótki opis tekstowy albo transkrypcję, jeżeli jest to możliwe,
* materiały wideo powinny unikać szybko migających obrazów,
* wypowiedzi powinny być nagrywane w możliwie dobrej jakości dźwięku,
* istotne informacje przekazywane głosem powinny być dostępne również tekstowo.
VII. Dostępność projektów i działań finansowanych ze środków zewnętrznych
§ 17. Dostępność w projektach
1. W każdym projekcie realizowanym przez Spółkę należy ocenić, jakie potrzeby mogą mieć jego odbiorcy.
2. Na etapie przygotowania projektu należy uwzględnić:
* dostępność rekrutacji,
* dostępność miejsca realizacji,
* dostępność materiałów,
* dostępność komunikacji,
* możliwość zgłaszania szczególnych potrzeb,
* koszty racjonalnych usprawnień,
* ryzyko wykluczenia osób o szczególnych potrzebach.
3. Jeżeli projekt jest finansowany ze środków publicznych, europejskich lub grantowych, Spółka stosuje dodatkowo wymagania dostępności określone w regulaminie konkursu, umowie, wytycznych programu lub decyzji o dofinansowaniu.
4. W budżetach projektów, o ile regulamin na to pozwala, należy przewidywać środki na dostępność, w tym:
* dostosowanie materiałów,
* tłumaczenie,
* napisy,
* wynajem dostępnej sali,
* wsparcie asystenckie,
* dodatkowe rozwiązania techniczne.
§ 18. Rekrutacja uczestników
1. Rekrutacja do działań Spółki powinna być prowadzona w sposób niedyskryminujący i dostępny.
2. Ogłoszenie rekrutacyjne powinno zawierać:
* opis działania,
* informację, kto może wziąć udział,
* termin i miejsce,
* sposób zgłoszenia,
* dane kontaktowe,
* informację o możliwości zgłoszenia szczególnych potrzeb.
3. Formularz zgłoszeniowy nie powinien zawierać pytań zbędnych dla udziału w działaniu.
4. Jeżeli rekrutacja odbywa się online, należy umożliwić alternatywny sposób zgłoszenia, np. e-mailowo lub telefonicznie, jeżeli osoba zainteresowana nie może skorzystać z formularza.
VIII. Dostępność w zakupach i współpracy z wykonawcami
§ 19. Zakupy usług i produktów
1. Przy zakupie usług, produktów, sprzętu, materiałów promocyjnych lub narzędzi cyfrowych Spółka bierze pod uwagę ich dostępność dla osób o szczególnych potrzebach.
2. Dotyczy to w szczególności:
* stron internetowych,
* systemów rejestracji,
* platform szkoleniowych,
* sal i przestrzeni wydarzeń,
* materiałów graficznych,
* filmów,
* publikacji,
* sprzętu wykorzystywanego podczas wydarzeń,
* usług transportowych,
* usług cateringowych, jeżeli mają znaczenie dla udziału uczestników.
3. Przy zlecaniu usług Spółka może zobowiązać wykonawcę do przestrzegania niniejszych Standardów.
4. W zapytaniach ofertowych, umowach i zamówieniach można zamieszczać zapis:
Wykonawca zobowiązuje się do realizacji przedmiotu zamówienia z uwzględnieniem zasad dostępności dla osób o szczególnych potrzebach, w szczególności w zakresie dostępności cyfrowej, informacyjno-komunikacyjnej i organizacyjnej, odpowiednio do charakteru zamówienia.
IX. Dostępność w miejscu pracy i współpracy
§ 20. Współpracownicy, wolontariusze i eksperci
1. Spółka dąży do zapewnienia dostępnych warunków współpracy osobom zaangażowanym w jej działania.
2. Dotyczy to w szczególności:
* pracowników,
* współpracowników,
* członków zespołów projektowych,
* wolontariuszy,
* ekspertów,
* trenerów,
* osób prowadzących wydarzenia.
3. W przypadku zgłoszenia szczególnej potrzeby Spółka analizuje możliwość wprowadzenia racjonalnych usprawnień.
4. Racjonalne usprawnienia mogą obejmować:
* elastyczną formę kontaktu,
* pracę zdalną lub hybrydową,
* dostosowanie miejsca spotkań,
* przekazywanie materiałów wcześniej,
* zmianę formatu dokumentów,
* dodatkowe wyjaśnienia organizacyjne,
* dostosowanie tempa pracy do charakteru zadania.
X. Procedura zgłaszania potrzeb i barier
§ 21. Zgłaszanie szczególnych potrzeb
1. Osoba zainteresowana udziałem w działaniach Spółki może zgłosić szczególne potrzeby związane z dostępnością.
2. Zgłoszenie może dotyczyć w szczególności:
* dostępności miejsca,
* potrzeby asysty,
* dostępności materiałów,
* sposobu komunikacji,
* udziału online,
* potrzeby dodatkowego czasu,
* potrzeby innej formy kontaktu.
3. Zgłoszenia można dokonać:
* e-mailowo,
* telefonicznie,
* pisemnie,
* osobiście,
* przez formularz zgłoszeniowy, jeżeli taki formularz jest stosowany.
4. Spółka powinna odpowiedzieć na zgłoszenie bez zbędnej zwłoki.
5. Jeżeli spełnienie potrzeby nie jest możliwe, Spółka informuje o przyczynie i proponuje możliwe rozwiązanie alternatywne.
§ 22. Zgłaszanie barier
1. Każda osoba może poinformować Spółkę o barierze utrudniającej udział w jej działaniach.
2. Barierą może być w szczególności:
* niedostępne wejście do budynku,
* brak informacji o dostępności,
* niedostępny formularz,
* nieczytelny dokument,
* brak alternatywnej formy kontaktu,
* niedostępny plik PDF,
* brak napisów w materiale wideo,
* zbyt trudny język komunikatu,
* brak możliwości udziału osoby z psem asystującym.
3. Spółka analizuje zgłoszoną barierę i podejmuje działania naprawcze w zakresie możliwym organizacyjnie, technicznie i finansowo.
XI. Minimalne standardy dla wydarzeń Spółki
§ 23. Lista kontrolna przed wydarzeniem
Przed organizacją wydarzenia należy sprawdzić:
1. Czy miejsce wydarzenia jest dostępne dla osób z ograniczoną mobilnością?
2. Czy uczestnicy otrzymali jasną informację o miejscu, godzinie i sposobie udziału?
3. Czy w zaproszeniu wskazano kontakt do osoby organizacyjnej?
4. Czy uczestnicy mogą zgłosić szczególne potrzeby?
5. Czy formularz zgłoszeniowy jest prosty i dostępny?
6. Czy materiały można przesłać wcześniej?
7. Czy prezentacje są czytelne?
8. Czy sala ma odpowiednie nagłośnienie?
9. Czy zaplanowano przerwy?
10. Czy prowadzący zostali poinformowani o zasadach dostępnej komunikacji?
11. Czy wiadomo, jak pomóc osobie, która zgłosi potrzebę wsparcia na miejscu?
12. Czy po wydarzeniu można zebrać uwagi dotyczące dostępności?
XII. Minimalne standardy dla dokumentów Spółki
§ 24. Lista kontrolna dokumentu
Przed publikacją dokumentu należy sprawdzić:
1. Czy dokument ma logiczny tytuł?
2. Czy zastosowano nagłówki?
3. Czy tekst jest podzielony na krótkie akapity?
4. Czy użyto prostego i zrozumiałego języka?
5. Czy linki mają opisową nazwę?
6. Czy grafiki mają opisy alternatywne, jeśli są istotne?
7. Czy tabela jest potrzebna i prawidłowo opisana?
8. Czy dokument nie jest wyłącznie skanem?
9. Czy PDF powstał z pliku tekstowego, a nie ze zdjęcia?
10. Czy dane kontaktowe są widoczne i aktualne?
XIII. Odpowiedzialność za dostępność
§ 25. Osoba odpowiedzialna
1. Zarząd Spółki może wyznaczyć osobę odpowiedzialną za koordynowanie spraw dostępności.
2. Do zadań osoby odpowiedzialnej może należeć:
* udzielanie informacji o dostępności działań Spółki,
* przyjmowanie zgłoszeń szczególnych potrzeb,
* konsultowanie materiałów i wydarzeń,
* prowadzenie list kontrolnych,
* rekomendowanie zmian organizacyjnych,
* współpraca z wykonawcami,
* przygotowanie krótkiego rocznego podsumowania działań w zakresie dostępności.
3. Jeżeli Zarząd nie wyznaczy osobnej osoby, za realizację Standardów odpowiada osoba kierująca danym projektem lub działaniem.
XIV. Monitoring i aktualizacja Standardów
§ 26. Monitoring
1. Spółka monitoruje stosowanie Standardów w swoich działaniach.
2. Monitoring może obejmować:
* analizę zgłoszeń szczególnych potrzeb,
* analizę zgłoszonych barier,
* ocenę dostępności wydarzeń,
* przegląd dokumentów i materiałów,
* przegląd strony internetowej,
* rozmowy z uczestnikami i współpracownikami,
* wnioski z realizowanych projektów.
3. Po zakończeniu większego projektu lub wydarzenia warto odnotować, jakie rozwiązania dostępnościowe zastosowano i co można poprawić przy kolejnych działaniach.
§ 27. Aktualizacja
1. Standardy podlegają przeglądowi co najmniej raz na 2 lata albo częściej, jeżeli:
* zmienią się przepisy prawa,
* zmienią się wymagania grantodawców,
* Spółka rozpocznie nowe rodzaje działań,
* pojawią się istotne zgłoszenia barier,
* doświadczenia z realizacji projektów pokażą potrzebę zmiany dokumentu.
2. Aktualizacji Standardów dokonuje Zarząd Spółki.
XV. Klauzula końcowa
§ 28. Wejście w życie
1. Niniejsze Standardy wchodzą w życie z dniem przyjęcia przez Zarząd Spółki.
2. Standardy stosuje się do wszystkich nowych działań planowanych po dniu ich wejścia w życie.
3. W odniesieniu do działań już rozpoczętych Standardy stosuje się w zakresie możliwym organizacyjnie, technicznie i finansowo.