STANDARDY
przyjmowania dotacji i grantów, podpisywania umów dotacyjnych,
grantowych, biznesowych i sponsorskich
w Korporacja WAM Spółka NON for PROFIT Sp. z o.o.

Rozdział I
Postanowienia ogólne

§ 1. Cel Standardów
1. Niniejsze Standardy określają zasady postępowania w Korporacja WAM Spółka NON for PROFIT Sp. z o.o., dalej jako „Spółka”, przy:
       1. ubieganiu się o dotacje i granty,
       2. przyjmowaniu dotacji, grantów, subwencji, refundacji, dofinansowań i innych form wsparcia,
       3. podpisywaniu umów dotacyjnych i grantowych,
       4. realizacji działań finansowanych ze środków publicznych, prywatnych, społecznych, biznesowych, krajowych lub zagranicznych,
       5. zawieraniu umów biznesowych,
       6. zawieraniu umów sponsorskich,
       7. zawieraniu umów partnerskich, promocyjnych, usługowych i barterowych.
2. Celem Standardów jest zapewnienie, aby Spółka przyjmowała środki i zawierała umowy wyłącznie w sposób:
       1. zgodny z prawem,
       2. zgodny z umową Spółki i jej charakterem non profit,
       3. przejrzysty,
       4. bezpieczny finansowo,
       5. możliwy do rozliczenia,
       6. odporny na ryzyko zwrotu środków,
       7. zgodny z zasadami gospodarności, celowości i rzetelności,
       8. chroniący reputację Spółki.
3. Standardy mają zastosowanie do wszystkich osób działających w imieniu lub na rzecz Spółki, w szczególności członków Zarządu, pracowników, współpracowników, koordynatorów projektów, pełnomocników, księgowości, doradców, wykonawców i osób odpowiedzialnych za kontakty z grantodawcami, sponsorami lub kontrahentami.

§ 2. Podstawowe założenia
1. Spółka może przyjmować dotacje, granty, darowizny, sponsoring, wynagrodzenia za usługi i inne środki wyłącznie wtedy, gdy są one zgodne z prawem, celem działalności Spółki oraz jej charakterem non profit.
2. Przyjmowanie środków nie może prowadzić do działań pozornych, nierzetelnych, niezgodnych z umową, sprzecznych z interesem Spółki albo naruszających zasady uczciwego obrotu.
3. Podpisanie każdej umowy powinno być poprzedzone analizą:
       1. celu umowy,
       2. źródła środków,
       3. obowiązków Spółki,
       4. ryzyk finansowych,
       5. ryzyk prawnych,
       6. ryzyk podatkowych,
       7. ryzyk reputacyjnych,
       8. możliwości rzetelnego wykonania i rozliczenia umowy.
4. Spółka nie podpisuje umów, których nie jest w stanie wykonać w terminie, zgodnie z budżetem, zakresem rzeczowym i wymogami rozliczeniowymi.

§ 3. Podstawy prawne i dokumenty odniesienia
1. Przy działaniach finansowanych ze środków publicznych Spółka uwzględnia przepisy ustawy o finansach publicznych. Aktualny tekst jednolity ustawy został ogłoszony w Dz.U. 2025 poz. 1483, a w 2026 r. wprowadzono do niej kolejne zmiany ustawowe.
2. Przy realizacji zadań publicznych i współpracy z organami administracji publicznej Spółka uwzględnia ustawę o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie. Aktualny tekst jednolity tej ustawy został ogłoszony w Dz.U. 2025 poz. 1338.
3. Przy projektach finansowanych z funduszy europejskich Spółka stosuje właściwe regulaminy, umowy, wytyczne programu oraz aktualne wytyczne dotyczące kwalifikowalności wydatków na lata 2021–2027, które określają ujednolicone warunki i procedury dotyczące kwalifikowalności wydatków dla EFS+, EFRR, FS i FST.
4. Przy płatnościach biznesowych Spółka uwzględnia bezpieczeństwo rozliczeń podatkowych, w tym weryfikację rachunków na białej liście podatników VAT oraz obowiązki związane z mechanizmem podzielonej płatności, jeżeli dana transakcja spełnia ustawowe warunki.
5. Przy ocenie kontrahentów, sponsorów i darczyńców Spółka stosuje również własne standardy przeciwdziałania praniu pieniędzy, finansowaniu terroryzmu oraz obchodzeniu sankcji.

Rozdział II
Definicje

§ 4. Dotacja
1. Dotacja oznacza środki przekazane Spółce przez podmiot publiczny albo inny podmiot finansujący na realizację określonego zadania, projektu lub celu, podlegające rozliczeniu zgodnie z umową, regulaminem lub decyzją.
2. Dotacja może mieć charakter:
       1. celowy,
       2. podmiotowy,
       3. inwestycyjny,
       4. projektowy,
       5. refundacyjny,
       6. zaliczkowy,
       7. mieszany.
3. Dotacja nie jest swobodnym przychodem Spółki. Jest środkiem powierzonym na określony cel i musi być wydatkowana zgodnie z warunkami jej przyznania.

§ 5. Grant
1. Grant oznacza środki przekazane przez grantodawcę publicznego, prywatnego, społecznego, międzynarodowego lub biznesowego na realizację określonego działania.
2. Grant może być finansowany ze środków:
       1. publicznych,
       2. prywatnych,
       3. europejskich,
       4. zagranicznych,
       5. korporacyjnych,
       6. fundacyjnych,
       7. mieszanych.
3. Każdy grant wymaga analizy regulaminu, umowy, zasad kwalifikowalności kosztów i obowiązków sprawozdawczych.

§ 6. Umowa dotacyjna lub grantowa
1. Umowa dotacyjna lub grantowa oznacza umowę, której przedmiotem jest przekazanie Spółce środków na realizację określonego zadania lub projektu.
2. Umowa taka powinna być analizowana szczególnie dokładnie, ponieważ może przewidywać:
       1. obowiązek zwrotu całości lub części środków,
       2. odsetki,
       3. obowiązek zachowania trwałości rezultatów,
       4. obowiązki promocyjne,
       5. obowiązki dostępnościowe,
       6. obowiązki archiwizacyjne,
       7. kontrole,
       8. audyt,
       9. zakaz finansowania określonych kosztów,
     10. konieczność stosowania zasad konkurencyjności,
     11. ograniczenia dotyczące zmian w budżecie,
     12. obowiązek prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej.

§ 7. Umowa biznesowa
1. Umowa biznesowa oznacza każdą umowę odpłatną zawieraną przez Spółkę z kontrahentem, w szczególności:
       1. umowę sprzedaży,
       2. umowę dostawy,
       3. umowę o świadczenie usług,
       4. umowę zlecenia,
       5. umowę o dzieło,
       6. umowę najmu,
       7. umowę licencyjną,
       8. umowę promocyjną,
       9. umowę doradczą,
     10. umowę wdrożeniową,
     11. umowę serwisową,
     12. umowę barterową.
2. Umowy biznesowe zawierane przez Spółkę muszą być zgodne z zasadą przejrzystości, rzetelności, ekwiwalentności świadczeń i ochrony interesu Spółki.

§ 8. Umowa sponsorska
1. Umowa sponsorska oznacza umowę, w której sponsor przekazuje Spółce środki pieniężne, rzeczy, usługi lub inne świadczenia, a Spółka zobowiązuje się do świadczeń promocyjnych, informacyjnych, wizerunkowych lub partnerskich.
2. Sponsoring nie może być pozorną darowizną, ukrytą płatnością, sposobem wyprowadzenia środków, obchodzenia prawa albo narzędziem wpływu sprzecznego z interesem Spółki.
3. Umowa sponsorska powinna wyraźnie określać:
       1. świadczenie sponsora,
       2. świadczenie Spółki,
       3. zakres promocji,
       4. sposób oznaczenia sponsora,
       5. zasady wykorzystania logo,
       6. czas trwania umowy,
       7. zasady rozliczenia,
       8. odpowiedzialność stron,
       9. możliwość odmowy promocji treści sprzecznych z prawem lub dobrym imieniem Spółki.

Rozdział III
Zasady ogólne przyjmowania środków i podpisywania umów

§ 9. Zasada zgodności z charakterem non profit
1. Spółka działa jako spółka non profit, dlatego przyjmowanie środków i podpisywanie umów nie może prowadzić do działań sprzecznych z jej celem społecznym, edukacyjnym, obywatelskim, kulturalnym, technologicznym, promocyjnym lub innym statutowym celem działalności.
2. Dochód Spółki powinien być przeznaczany na realizację celów Spółki, a nie na nieuzasadnioną dystrybucję korzyści do osób powiązanych, wykonawców lub podmiotów zewnętrznych.
3. Spółka nie zawiera umów, które mogłyby tworzyć pozór działalności społecznej przy rzeczywistym celu czysto komercyjnym, niezgodnym z charakterem Spółki.

§ 10. Zasada legalności
1. Każda umowa podpisywana przez Spółkę musi być zgodna z:
       1. przepisami prawa,
       2. umową Spółki,
       3. uchwałami organów Spółki,
       4. regulaminem konkursu lub programu,
       5. zasadami finansowania,
       6. zasadami rachunkowości i podatkowymi,
       7. zasadami ochrony danych osobowych,
       8. standardami ochrony małoletnich, jeżeli projekt dotyczy dzieci lub młodzieży,
       9. standardami dostępności, jeżeli działania są kierowane do odbiorców zewnętrznych,
     10. standardami AML i sankcyjnymi Spółki.
2. Spółka nie podpisuje umowy tylko dlatego, że środki są dostępne. Każda umowa musi być możliwa do wykonania i rozliczenia.

§ 11. Zasada przejrzystości
1. Każda umowa powinna mieć jasny cel, zakres i sposób rozliczenia.
2. Spółka nie zawiera umów:
       1. ustnych, jeżeli dotyczą istotnych zobowiązań,
       2. nieprecyzyjnych,
       3. niedających się rozliczyć,
       4. bez określenia stron,
       5. bez określenia wartości,
       6. bez określenia terminu wykonania,
       7. bez określenia zasad odbioru świadczenia,
       8. bez określenia konsekwencji niewykonania umowy.
3. Każda istotna umowa powinna zostać zachowana w dokumentacji Spółki wraz z załącznikami, korespondencją i dokumentami rozliczeniowymi.

§ 12. Zasada realności wykonania
1. Przed podpisaniem umowy należy ocenić, czy Spółka ma realną możliwość wykonania zobowiązań.
2. Ocena obejmuje w szczególności:
       1. czas realizacji,
       2. zasoby kadrowe,
       3. zasoby techniczne,
       4. płynność finansową,
       5. możliwość prefinansowania kosztów,
       6. możliwość zapewnienia wkładu własnego,
       7. możliwość prawidłowego rozliczenia,
       8. ryzyko opóźnień,
       9. dostępność wykonawców,
     10. ryzyko kontroli i zwrotu środków.
3. Jeżeli wykonanie umowy wymaga zasobów, których Spółka nie posiada, należy przed podpisaniem umowy określić sposób ich zapewnienia.

Rozdział IV
Procedura przed przyjęciem dotacji lub grantu

§ 13. Analiza programu lub konkursu
1. Przed złożeniem wniosku albo przyjęciem grantu należy przeanalizować dokumentację programu.
2. Analiza powinna obejmować:
       1. kto może być beneficjentem,
       2. czy Spółka spełnia kryteria formalne,
       3. jakie działania mogą być finansowane,
       4. jakie działania są wyłączone,
       5. jaki jest okres realizacji,
       6. jaki jest okres kwalifikowalności wydatków,
       7. czy możliwe jest refinansowanie kosztów wcześniejszych,
       8. czy wymagany jest wkład własny,
       9. czy wkład własny może być finansowy, osobowy lub rzeczowy,
     10. czy VAT jest kosztem kwalifikowalnym,
     11. czy wymagane są zamówienia konkurencyjne,
     12. czy są limity kosztów administracyjnych,
     13. czy są limity wynagrodzeń,
     14. czy są limity zakupu sprzętu,
     15. czy są obowiązki promocyjne,
     16. czy są obowiązki dostępnościowe,
     17. czy są obowiązki trwałości rezultatów,
     18. jakie dokumenty rozliczeniowe będą wymagane,
     19. jakie są przesłanki zwrotu środków,
     20. jakie są terminy sprawozdań.
3. Jeżeli dokumentacja programu jest niejasna, Spółka powinna wystąpić do grantodawcy o wyjaśnienie przed złożeniem wniosku albo przed podpisaniem umowy.

§ 14. Decyzja o aplikowaniu
1. Decyzję o złożeniu wniosku podejmuje Zarząd albo osoba upoważniona przez Zarząd.
2. Przed podjęciem decyzji należy odpowiedzieć na pytania:
       1. czy projekt jest zgodny z celami Spółki,
       2. czy projekt jest realny do wykonania,
       3. czy Spółka ma zespół do jego realizacji,
       4. czy Spółka ma środki na wkład własny lub prefinansowanie,
       5. czy harmonogram jest wykonalny,
       6. czy budżet jest realistyczny,
       7. czy Spółka akceptuje obowiązki kontrolne,
       8. czy ryzyko zwrotu środków jest akceptowalne,
       9. czy projekt nie tworzy konfliktu interesów,
     10. czy projekt nie narusza niezależności Spółki.
3. Nie należy składać wniosków wyłącznie w celu pozyskania środków, jeżeli projekt nie odpowiada rzeczywistym celom i możliwościom Spółki.

§ 15. Budżet projektu
1. Budżet projektu powinien być rzetelny, realistyczny i zgodny z regulaminem.
2. Każdy koszt powinien być:
       1. niezbędny,
       2. racjonalny,
       3. związany z projektem,
       4. możliwy do udokumentowania,
       5. zgodny z okresem kwalifikowalności,
       6. zgodny z zasadami konkurencyjności lub rozeznania rynku, jeżeli mają zastosowanie,
       7. możliwy do zapłaty w terminach wymaganych przez umowę.
3. W budżecie należy unikać:
       1. kosztów opisanych zbyt ogólnie,
       2. kosztów zawyżonych,
       3. kosztów bez jasnego związku z projektem,
       4. kosztów niemożliwych do poniesienia w terminie,
       5. kosztów sprzecznych z regulaminem,
       6. kosztów wymagających dodatkowej zgody, jeżeli nie przewidziano jej uzyskania,
       7. podwójnego finansowania tego samego wydatku.
4. Jeżeli projekt wymaga refinansowania wydatków już poniesionych, możliwość takiego refinansowania musi wynikać wprost z regulaminu, umowy albo pisemnej zgody grantodawcy.

§ 16. Harmonogram projektu
1. Harmonogram projektu powinien być zgodny z okresem realizacji zadania.
2. Nie wolno planować działań poza okresem realizacji, chyba że regulamin lub umowa wyraźnie dopuszczają koszty przygotowawcze albo końcowe poza tym okresem.
3. Harmonogram powinien wskazywać:
       1. działania merytoryczne,
       2. działania organizacyjne,
       3. działania promocyjne,
       4. terminy zakupów,
       5. terminy zawarcia umów z wykonawcami,
       6. terminy płatności,
       7. terminy odbiorów,
       8. terminy sprawozdań,
       9. kamienie milowe,
     10. osoby odpowiedzialne.

Rozdział V
Procedura przed podpisaniem umowy dotacyjnej lub grantowej

§ 17. Obowiązkowa analiza umowy
1. Przed podpisaniem umowy dotacyjnej lub grantowej należy przeprowadzić analizę jej treści.
2. Analiza obejmuje w szczególności:
       1. strony umowy,
       2. podstawę przyznania środków,
       3. kwotę dofinansowania,
       4. wkład własny,
       5. terminy przekazania środków,
       6. sposób płatności,
       7. okres realizacji projektu,
       8. okres kwalifikowalności kosztów,
       9. zakaz lub dopuszczalność refinansowania,
     10. katalog kosztów kwalifikowalnych,
     11. katalog kosztów niekwalifikowalnych,
     12. zasady przesunięć w budżecie,
     13. tryb zmiany harmonogramu,
     14. tryb zmiany kosztorysu,
     15. obowiązki informacyjne i promocyjne,
     16. obowiązki dostępnościowe,
     17. obowiązki dotyczące ochrony małoletnich,
     18. obowiązki dotyczące ochrony danych osobowych,
     19. zasady wyboru wykonawców,
     20. zasady dokumentowania wydatków,
     21. zasady sprawozdawczości,
     22. zasady kontroli,
     23. obowiązki archiwizacyjne,
     24. przesłanki rozwiązania umowy,
     25. przesłanki zwrotu środków,
     26. odsetki,
     27. kary umowne,
     28. odpowiedzialność członków organów lub osób reprezentujących,
     29. właściwość sądu,
     30. wymagane załączniki.
3. Jeżeli umowa zawiera niejasne lub ryzykowne postanowienia, nie należy jej podpisywać bez wcześniejszego wyjaśnienia z grantodawcą.

§ 18. Zakaz automatycznego podpisywania umów
1. Spółka nie podpisuje umów dotacyjnych i grantowych automatycznie tylko dlatego, że wniosek został wybrany do dofinansowania.
2. Przed podpisaniem należy sprawdzić, czy ostateczna treść umowy:
       1. odpowiada treści złożonego wniosku,
       2. nie zmienia istotnie obowiązków Spółki,
       3. nie nakłada obowiązków niemożliwych do wykonania,
       4. nie ogranicza rozliczenia kosztów w sposób sprzeczny z projektem,
       5. nie wprowadza dodatkowych ryzyk zwrotu,
       6. nie wymaga od Spółki finansowania działań ponad jej możliwości.
3. Jeżeli grantodawca wprowadza zmiany do projektu, kosztorysu lub harmonogramu, należy ocenić ich skutki finansowe i organizacyjne.

§ 19. Pytania kontrolne przed podpisaniem umowy dotacyjnej lub grantowej
Przed podpisaniem umowy należy odpowiedzieć na następujące pytania:
1. Czy Spółka zna dokładną kwotę dofinansowania?
2. Czy wiadomo, kiedy środki zostaną przekazane?
3. Czy Spółka musi finansować działania przed otrzymaniem środków?
4. Czy umowa pozwala na refinansowanie wydatków poniesionych przed otrzymaniem środków?
5. Czy umowa pozwala na refinansowanie wydatków poniesionych przed podpisaniem umowy?
6. Czy okres realizacji pokrywa się z okresem kwalifikowalności wydatków?
7. Czy wszystkie zaplanowane koszty są kwalifikowalne?
8. Czy VAT jest kwalifikowalny?
9. Czy Spółka musi stosować zasadę konkurencyjności?
10. Czy wymagane są zapytania ofertowe?
11. Czy można przesuwać środki między pozycjami budżetu?
12. Czy każda zmiana wymaga aneksu?
13. Czy umowa przewiduje kary, odsetki lub zwrot środków?
14. Czy Spółka ma środki na wkład własny?
15. Czy Spółka ma płynność finansową do realizacji projektu?
16. Czy wymagane jest wyodrębnione konto bankowe?
17. Czy wymagane jest wyodrębnienie księgowe?
18. Czy umowa wymaga archiwizacji dokumentów przez określony czas?
19. Czy umowa przewiduje kontrolę w miejscu realizacji?
20. Czy umowa jest zgodna z uchwałą Zarządu i sposobem reprezentacji Spółki?

Rozdział VI
Szczególne zasady dla środków publicznych

§ 20. Zasada ścisłego celu
1. Środki publiczne mogą być wykorzystywane wyłącznie na cel wskazany w umowie, decyzji, regulaminie, kosztorysie lub harmonogramie.
2. Niedopuszczalne jest finansowanie ze środków publicznych:
       1. kosztów niezwiązanych z projektem,
       2. kosztów prywatnych,
       3. kosztów nieudokumentowanych,
       4. kosztów poniesionych poza okresem kwalifikowalności,
       5. kosztów podwójnie finansowanych,
       6. kosztów sprzecznych z regulaminem,
       7. kosztów zawyżonych,
       8. kosztów poniesionych bez wymaganej procedury wyboru wykonawcy.
3. Wydatkowanie środków publicznych musi być prowadzone w sposób szczególnie staranny, ponieważ błędy mogą skutkować obowiązkiem zwrotu środków wraz z odsetkami.

§ 21. Wyodrębnienie księgowe
1. Dla projektów finansowanych ze środków publicznych Spółka zapewnia wyodrębnienie księgowe zgodnie z umową i zasadami rachunkowości.
2. Wyodrębnienie może polegać w szczególności na:
       1. osobnych kontach księgowych,
       2. opisach dokumentów księgowych,
       3. oznaczeniu numeru projektu,
       4. prowadzeniu zestawień wydatków,
       5. przypisywaniu kosztów do pozycji budżetowych,
       6. przechowywaniu dokumentów w osobnej teczce projektowej.
3. Każdy dokument księgowy finansowany z dotacji powinien być opisany w sposób umożliwiający ustalenie, z jakiego projektu został sfinansowany i jakiej pozycji budżetu dotyczy.

§ 22. Opisywanie dokumentów księgowych
1. Faktury, rachunki, umowy, listy płac, noty, delegacje i inne dokumenty rozliczeniowe powinny być opisane zgodnie z wymogami grantodawcy.
2. Opis dokumentu powinien zawierać co najmniej:
       1. nazwę projektu,
       2. numer umowy,
       3. pozycję budżetu,
       4. kwotę finansowaną z dotacji,
       5. kwotę finansowaną z wkładu własnego, jeżeli dotyczy,
       6. opis związku wydatku z projektem,
       7. informację o kwalifikowalności wydatku,
       8. datę zatwierdzenia,
       9. podpis osoby zatwierdzającej.
3. Jeżeli grantodawca wymaga szczególnego opisu dokumentów, stosuje się wymóg grantodawcy.

§ 23. Zakaz podwójnego finansowania
1. Ten sam wydatek nie może być finansowany z dwóch różnych źródeł, jeżeli prowadziłoby to do podwójnego finansowania.
2. Jeżeli wydatek jest finansowany częściowo z różnych źródeł, dokumentacja musi jasno wskazywać:
       1. kwotę finansowaną z każdego źródła,
       2. podstawę finansowania,
       3. sposób przypisania kosztu,
       4. zgodność z umowami finansującymi.

§ 24. Zmiany w projekcie
1. Zmiany w projekcie mogą być dokonywane wyłącznie zgodnie z umową i regulaminem.
2. Przed wprowadzeniem zmiany należy sprawdzić:
       1. czy zmiana wymaga zgody grantodawcy,
       2. czy zmiana wymaga aneksu,
       3. czy zmiana mieści się w dopuszczalnych limitach przesunięć,
       4. czy zmiana wpływa na rezultaty,
       5. czy zmiana wpływa na harmonogram,
       6. czy zmiana wpływa na kwalifikowalność kosztów.
3. Zmiana nie może być dokonywana wyłącznie ustnie, jeżeli umowa wymaga formy pisemnej, dokumentowej lub elektronicznej.
4. Korespondencję z grantodawcą dotyczącą zmian należy archiwizować.

Rozdział VII
Wybór wykonawców i zakupy projektowe

§ 25. Zasada gospodarności i racjonalności
1. Spółka dokonuje zakupów w sposób gospodarny, racjonalny i zgodny z budżetem.
2. Cena zakupu powinna odpowiadać wartości rynkowej.
3. Przed dokonaniem istotnego zakupu należy przeprowadzić rozeznanie rynku, chyba że regulamin programu przewiduje inną procedurę.
4. Rozeznanie rynku może obejmować:
       1. oferty od wykonawców,
       2. cenniki,
       3. zrzuty ekranu ze sklepów internetowych,
       4. zapytania mailowe,
       5. notatkę z rozmowy,
       6. wcześniejsze oferty,
       7. publiczne informacje o cenach.

§ 26. Zasada konkurencyjności
1. Jeżeli projekt jest finansowany z funduszy europejskich albo innych programów wymagających zasady konkurencyjności, Spółka stosuje właściwe wytyczne i regulamin programu.
2. Aktualne wytyczne dotyczące kwalifikowalności wydatków na lata 2021–2027 określają zasady kwalifikowalności wydatków oraz procedury związane z zamówieniami w projektach finansowanych z EFS+, EFRR, FS i FST.
3. Naruszenie zasad wyboru wykonawców może skutkować uznaniem wydatku za niekwalifikowalny, dlatego przed podpisaniem umowy z wykonawcą należy potwierdzić, jaka procedura wyboru ma zastosowanie.

§ 27. Konflikt interesów
1. Spółka unika konfliktu interesów przy wyborze wykonawców, partnerów i podwykonawców.
2. Konflikt interesów może wystąpić w szczególności, gdy wykonawca jest powiązany osobowo, rodzinnie, kapitałowo, organizacyjnie lub finansowo z osobą podejmującą decyzję po stronie Spółki.
3. Osoba, której dotyczy konflikt interesów, powinna wyłączyć się z podejmowania decyzji.
4. W projektach finansowanych z dotacji należy stosować definicję konfliktu interesów określoną w regulaminie lub umowie.

Rozdział VIII
Realizacja i rozliczenie dotacji oraz grantów

§ 28. Koordynacja projektu
1. Dla każdego projektu finansowanego z dotacji lub grantu Zarząd wyznacza osobę odpowiedzialną za koordynację.
2. Koordynator odpowiada w szczególności za:
       1. realizację harmonogramu,
       2. zgodność działań z umową,
       3. współpracę z księgowością,
       4. gromadzenie dokumentacji,
       5. monitorowanie rezultatów,
       6. kontakt z grantodawcą,
       7. zgłaszanie ryzyk Zarządowi,
       8. przygotowanie sprawozdania merytorycznego.

§ 29. Dokumentacja merytoryczna
1. Każde działanie projektowe powinno być dokumentowane.
2. Dokumentacja może obejmować:
       1. listy obecności,
       2. programy wydarzeń,
       3. scenariusze zajęć,
       4. zdjęcia,
       5. nagrania,
       6. prezentacje,
       7. materiały edukacyjne,
       8. ankiety,
       9. raporty,
     10. protokoły odbioru,
     11. potwierdzenia wykonania usług,
     12. korespondencję,
     13. publikacje,
     14. wydruki ze strony internetowej lub mediów społecznościowych.
3. Dokumentacja powinna potwierdzać rzeczywiste wykonanie działań, a nie tylko poniesienie wydatków.

§ 30. Sprawozdawczość
1. Sprawozdanie z projektu musi być zgodne z umową, regulaminem i rzeczywistym przebiegiem działań.
2. W sprawozdaniu nie wolno wykazywać działań, które nie zostały wykonane.
3. W sprawozdaniu należy jasno wyjaśniać ewentualne zmiany, odstępstwa i problemy.
4. Przed złożeniem sprawozdania należy sprawdzić:
       1. zgodność kwot z księgowością,
       2. zgodność działań z harmonogramem,
       3. zgodność rezultatów z wnioskiem,
       4. kompletność załączników,
       5. prawidłowość opisów dokumentów,
       6. kwalifikowalność wydatków,
       7. podpisy osób uprawnionych.

Rozdział IX
Umowy biznesowe

§ 31. Zasady ogólne zawierania umów biznesowych
1. Spółka zawiera umowy biznesowe wyłącznie wtedy, gdy są one zgodne z jej interesem, celami i możliwościami.
2. Każda istotna umowa biznesowa powinna mieć formę pisemną, dokumentową albo elektroniczną.
3. Umowa biznesowa powinna określać:
       1. strony umowy,
       2. osoby reprezentujące,
       3. podstawę reprezentacji,
       4. przedmiot umowy,
       5. terminy realizacji,
       6. wynagrodzenie,
       7. sposób płatności,
       8. warunki odbioru,
       9. odpowiedzialność stron,
     10. zasady rozwiązania umowy,
     11. poufność, jeżeli dotyczy,
     12. prawa autorskie, jeżeli dotyczy,
     13. ochronę danych osobowych, jeżeli dotyczy,
     14. zasady wykorzystania logo i wizerunku Spółki, jeżeli dotyczy.

§ 32. Analiza kontrahenta
1. Przed podpisaniem istotnej umowy biznesowej należy sprawdzić kontrahenta.
2. Weryfikacja obejmuje w szczególności:
       1. KRS albo CEIDG,
       2. NIP,
       3. REGON,
       4. status VAT, jeżeli dotyczy,
       5. rachunek bankowy na białej liście VAT, jeżeli dotyczy,
       6. sposób reprezentacji,
       7. beneficjenta rzeczywistego, jeżeli ryzyko jest podwyższone,
       8. listy sankcyjne,
       9. dotychczasową wiarygodność,
     10. możliwe konflikty interesów.
3. Biała lista podatników VAT jest publicznym wykazem prowadzonym przez Szefa KAS i służy zwiększeniu bezpieczeństwa rozliczeń podatkowych.

§ 33. Płatności w umowach biznesowych
1. Płatności powinny być dokonywane przelewem na rachunek kontrahenta wskazany w umowie lub fakturze.
2. Przed większą płatnością należy sprawdzić, czy rachunek kontrahenta jest właściwy i zgodny z dokumentami.
3. Jeżeli transakcja podlega mechanizmowi podzielonej płatności, Spółka stosuje oznaczenie i płatność zgodnie z przepisami. Biznes.gov.pl wyjaśnia, że mechanizm podzielonej płatności polega na tym, że kwota netto trafia na rachunek sprzedawcy, a kwota VAT na jego rachunek VAT, przy czym dla części transakcji może być obowiązkowy.
4. Płatność na rachunek osoby trzeciej wymaga pisemnego uzasadnienia i zgody Zarządu.
5. Spółka nie dokonuje płatności na rachunki nieznane, prywatne lub zagraniczne, jeżeli nie wynika to jasno z umowy i nie zostało wyjaśnione.

§ 34. Odbiór usług i towarów
1. Przed zapłatą należy potwierdzić wykonanie usługi lub dostawę towaru.
2. Potwierdzenie może mieć formę:
       1. protokołu odbioru,
       2. mailowego potwierdzenia wykonania,
       3. raportu,
       4. zdjęć,
       5. dokumentacji technicznej,
       6. dokumentu WZ,
       7. dokumentu dostawy,
       8. podpisanej listy obecności,
       9. innego dokumentu potwierdzającego realne wykonanie.
3. Szczególnej ostrożności wymagają usługi niematerialne, takie jak doradztwo, promocja, marketing, szkolenia, konsultacje i opracowania eksperckie.

Rozdział X
Umowy sponsorskie

§ 35. Zasady przyjmowania sponsoringu
1. Spółka może przyjmować sponsoring, jeżeli:
       1. sponsor jest wiarygodny,
       2. źródło świadczenia nie budzi wątpliwości,
       3. sponsoring jest zgodny z celami Spółki,
       4. świadczenia stron są jasno określone,
       5. sponsoring nie narusza niezależności Spółki,
       6. sponsoring nie narusza prawa ani dobrego imienia Spółki,
       7. możliwe jest prawidłowe rozliczenie podatkowe i księgowe.
2. Spółka nie przyjmuje sponsoringu, który:
       1. pochodzi od podmiotu objętego sankcjami,
       2. wiąże się z niejasnym źródłem środków,
       3. wymaga promocji treści niezgodnych z prawem,
       4. wymaga promocji treści sprzecznych z dobrem dzieci lub młodzieży,
       5. wymaga ukrycia sponsora,
       6. wymaga zawyżenia wartości świadczeń,
       7. wymaga fikcyjnych działań promocyjnych,
       8. uzależnia niezależność merytoryczną Spółki od interesów sponsora.

§ 36. Treść umowy sponsorskiej
1. Umowa sponsorska powinna określać:
       1. strony,
       2. cel sponsoringu,
       3. wartość świadczenia sponsora,
       4. formę świadczenia sponsora,
       5. termin przekazania świadczenia,
       6. świadczenia promocyjne Spółki,
       7. sposób wykorzystania logo sponsora,
       8. miejsca i kanały promocji,
       9. czas trwania promocji,
     10. zasady akceptacji materiałów,
     11. zasady rozliczenia,
     12. zasady rezygnacji z promocji,
     13. odpowiedzialność stron,
     14. klauzulę sankcyjną i AML,
     15. klauzulę ochrony dobrego imienia Spółki.
2. Spółka powinna zachować prawo odmowy publikacji materiałów sponsora, jeżeli są one sprzeczne z prawem, dobrymi obyczajami, zasadami ochrony małoletnich, dostępności, równego traktowania albo interesem Spółki.

§ 37. Sponsoring rzeczowy i usługowy
1. Sponsoring może mieć formę:
       1. pieniędzy,
       2. sprzętu,
       3. materiałów,
       4. usług,
       5. przestrzeni,
       6. transportu,
       7. obsługi technicznej,
       8. udostępnienia narzędzi,
       9. wsparcia promocyjnego.
2. Przy sponsoringu rzeczowym należy ustalić wartość świadczenia i sporządzić dokument przyjęcia.
3. Przy sponsoringu usługowym należy potwierdzić rzeczywiste wykonanie usługi.
4. Sponsoring rzeczowy lub usługowy musi być ujęty w dokumentacji księgowej zgodnie z zasadami rachunkowości i podatkowymi.

Rozdział XI
Klauzule obowiązkowe i zalecane

§ 38. Klauzula zgodności z prawem
Do istotnych umów Spółki zaleca się wprowadzenie klauzuli:
Strony zobowiązują się wykonywać umowę zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, zasadami uczciwego obrotu, przejrzystości finansowej oraz z poszanowaniem dobrego imienia każdej ze stron.

§ 39. Klauzula dotacyjna
Do umów z wykonawcami finansowanych z dotacji lub grantu zaleca się wprowadzenie klauzuli:
Wykonawca przyjmuje do wiadomości, że wynagrodzenie wynikające z niniejszej umowy może być finansowane ze środków dotacyjnych, grantowych lub publicznych. Wykonawca zobowiązuje się do rzetelnego wykonania przedmiotu umowy, przekazania dokumentów niezbędnych do rozliczenia oraz współpracy przy ewentualnej kontroli w zakresie dotyczącym wykonanej usługi lub dostawy.

§ 40. Klauzula AML i sankcyjna
Do istotnych umów zaleca się wprowadzenie klauzuli:
Strony oświadczają, że zawarcie i wykonanie umowy nie służy praniu pieniędzy, finansowaniu terroryzmu, obchodzeniu sankcji ani ukrywaniu rzeczywistego źródła pochodzenia środków. Strony oświadczają, że nie są objęte sankcjami krajowymi, unijnymi ani międzynarodowymi. W przypadku powzięcia uzasadnionych wątpliwości co do legalności źródła środków, statusu sankcyjnego strony lub rzeczywistego celu transakcji, Spółka może wstrzymać wykonanie umowy, płatność albo odstąpić od umowy, jeżeli pozwalają na to przepisy prawa i treść umowy.

§ 41. Klauzula ochrony dobrego imienia Spółki
Do umów sponsorskich, promocyjnych i partnerskich zaleca się wprowadzenie klauzuli:
Spółka ma prawo odmówić wykonania świadczenia promocyjnego albo usunąć materiał promocyjny, jeżeli jego treść, forma, kontekst lub skutek mogłyby naruszać prawo, dobra osobiste, zasady współżycia społecznego, ochronę małoletnich, standardy dostępności, standardy przeciwdziałania dyskryminacji albo dobre imię Spółki.

§ 42. Klauzula kontroli i dokumentacji
Do umów projektowych zaleca się wprowadzenie klauzuli:
Wykonawca zobowiązuje się przechowywać dokumenty związane z wykonaniem umowy oraz przekazać Spółce dokumenty, wyjaśnienia i potwierdzenia niezbędne do rozliczenia projektu, w szczególności w przypadku kontroli, audytu lub wezwania grantodawcy.

Rozdział XII
Odpowiedzialność i obieg dokumentów

§ 43. Odpowiedzialność Zarządu
1. Za podpisywanie umów w imieniu Spółki odpowiada Zarząd zgodnie z zasadami reprezentacji.
2. Zarząd odpowiada za:
       1. akceptację złożenia wniosku,
       2. akceptację przyjęcia dotacji lub grantu,
       3. akceptację podpisania umowy,
       4. zatwierdzenie zmian w projekcie,
       5. zatwierdzenie umów o podwyższonym ryzyku,
       6. decyzję o odmowie podpisania umowy,
       7. decyzję o rozwiązaniu umowy,
       8. decyzję o zgłoszeniu nieprawidłowości grantodawcy lub organom.

§ 44. Obieg umowy
1. Przed podpisaniem istotnej umowy należy przejść następujące etapy:
       1. przygotowanie lub otrzymanie projektu umowy,
       2. sprawdzenie kontrahenta,
       3. analiza prawna i finansowa,
       4. sprawdzenie zgodności z budżetem,
       5. sprawdzenie skutków podatkowych,
       6. sprawdzenie ryzyk AML i sankcyjnych,
       7. akceptacja Zarządu,
       8. podpisanie przez osoby uprawnione,
       9. przekazanie kopii do księgowości,
     10. archiwizacja.
2. Umowa podpisana poza obiegiem dokumentów powinna zostać niezwłocznie przekazana do dokumentacji Spółki.

§ 45. Rejestr umów
1. Spółka prowadzi rejestr istotnych umów.
2. Rejestr powinien zawierać:
       1. numer umowy,
       2. datę podpisania,
       3. strony umowy,
       4. przedmiot umowy,
       5. wartość umowy,
       6. termin realizacji,
       7. źródło finansowania,
       8. osobę odpowiedzialną,
       9. status wykonania,
     10. miejsce przechowywania dokumentu.

Rozdział XIII
Sygnały ostrzegawcze

§ 46. Sygnały ostrzegawcze przy dotacjach i grantach
Za sygnały ostrzegawcze uznaje się w szczególności:
  1. bardzo krótki termin realizacji przy dużym zakresie działań,
  2. niejasny okres kwalifikowalności kosztów,
  3. brak jasnej informacji, kiedy środki zostaną wypłacone,
  4. obowiązek ponoszenia kosztów przed otrzymaniem środków bez jasnego zapisu o refinansowaniu,
  5. nieproporcjonalnie wysokie kary lub obowiązki zwrotu,
  6. brak możliwości racjonalnych zmian w budżecie,
  7. niejasne zasady rozliczania VAT,
  8. niejasne zasady wkładu własnego,
  9. sprzeczność między regulaminem, wnioskiem i umową,
10. wymaganie działań, których Spółka nie może realnie wykonać,
11. obowiązki promocyjne lub polityczne sprzeczne z niezależnością Spółki,
12. brak jednoznacznych zasad dokumentowania wydatków.

§ 47. Sygnały ostrzegawcze przy umowach biznesowych i sponsorskich
Za sygnały ostrzegawcze uznaje się w szczególności:
  1. odmowę ujawnienia danych kontrahenta,
  2. niejasny cel umowy,
  3. brak realnego świadczenia wzajemnego,
  4. presję na szybkie podpisanie umowy,
  5. żądanie płatności gotówką,
  6. żądanie płatności na rachunek osoby trzeciej,
  7. prośbę o fikcyjny opis faktury,
  8. nieproporcjonalnie wysokie wynagrodzenie,
  9. brak możliwości udokumentowania wykonania usługi,
10. niejasne pochodzenie środków sponsora,
11. powiązanie sponsora lub kontrahenta z sankcjami,
12. żądanie ukrycia sponsora,
13. żądanie wpływu na treści merytoryczne Spółki,
14. warunki naruszające dobre imię Spółki,
15. konflikt interesów po stronie osoby decydującej.

Rozdział XIV
Archiwizacja

§ 48. Dokumentacja projektowa i umowna
1. Spółka przechowuje dokumentację dotyczącą dotacji, grantów, umów biznesowych i sponsorskich.
2. Dokumentacja obejmuje w szczególności:
       1. regulamin konkursu,
       2. wniosek,
       3. kosztorys,
       4. harmonogram,
       5. umowę,
       6. aneksy,
       7. korespondencję z grantodawcą,
       8. zgody na zmiany,
       9. umowy z wykonawcami,
     10. dokumenty wyboru wykonawców,
     11. faktury i rachunki,
     12. potwierdzenia płatności,
     13. protokoły odbioru,
     14. dokumentację merytoryczną,
     15. dokumentację promocyjną,
     16. sprawozdania,
     17. potwierdzenia złożenia sprawozdań,
     18. wyniki kontroli,
     19. decyzje Zarządu,
     20. notatki służbowe.
3. Dokumentację przechowuje się przez okres wymagany umową, regulaminem, przepisami prawa lub zasadami rachunkowości.
4. Jeżeli różne przepisy lub umowy przewidują różne okresy przechowywania, stosuje się dłuższy okres.

Rozdział XV
Przegląd i aktualizacja Standardów

§ 49. Przegląd Standardów
1. Zarząd dokonuje przeglądu Standardów co najmniej raz w roku.
2. Przegląd obejmuje:
       1. analizę podpisanych umów,
       2. analizę rozliczonych dotacji i grantów,
       3. analizę problemów z grantodawcami,
       4. analizę zwrotów lub korekt,
       5. analizę ryzyk finansowych,
       6. analizę zmian prawnych,
       7. analizę skuteczności obiegu dokumentów,
       8. analizę przypadków naruszeń lub odstępstw.
3. Aktualizacji Standardów dokonuje Zarząd Spółki.

Rozdział XVI
Postanowienia końcowe

§ 50. Wejście w życie
1. Standardy wchodzą w życie z dniem przyjęcia przez Zarząd Spółki.
2. Standardy stosuje się do wszystkich nowych dotacji, grantów, umów biznesowych, sponsorskich, partnerskich i projektowych.
3. Do umów już zawartych Standardy stosuje się odpowiednio przy ich zmianie, przedłużeniu, rozliczeniu lub kontroli.