STANDARDY WSPÓŁPRACY
Korporacja WAM Spółka NON for PROFIT Sp. z o.o.
z administracją publiczną, organami państwa, szkołami, uczelniami, podmiotami gospodarczymi, wolontariuszami i organizacjami społeczeństwa obywatelskiego

Rozdział I
Postanowienia ogólne

§ 1. Cel Standardów
1. Niniejsze Standardy określają zasady nawiązywania, prowadzenia, dokumentowania i rozliczania współpracy przez Korporacja WAM Spółka NON for PROFIT Sp. z o.o., dalej jako „Spółka”.
2. Standardy mają zastosowanie do współpracy Spółki z:
       1. administracją publiczną rządową,
       2. administracją publiczną samorządową,
       3. innymi organami państwa,
       4. podmiotami rządowymi i samorządowymi,
       5. uczelniami publicznymi i niepublicznymi,
       6. szkołami publicznymi i niepublicznymi,
       7. placówkami oświatowymi, edukacyjnymi, wychowawczymi i opiekuńczymi,
       8. podmiotami gospodarczymi,
       9. wolontariuszami,
     10. fundacjami, stowarzyszeniami, związkami stowarzyszeń, spółdzielniami socjalnymi i innymi podmiotami społeczeństwa obywatelskiego,
     11. grupami nieformalnymi, jeżeli współpraca taka jest dopuszczalna i bezpieczna organizacyjnie.
3. Celem Standardów jest zapewnienie, aby każda współpraca Spółki była:
       1. zgodna z prawem,
       2. zgodna z charakterem Spółki jako podmiotu non profit,
       3. przejrzysta,
       4. rzetelnie udokumentowana,
       5. wolna od konfliktu interesów,
       6. bezpieczna finansowo,
       7. zgodna ze standardami ochrony danych osobowych, ochrony małoletnich, dostępności oraz przeciwdziałania praniu pieniędzy i obchodzeniu sankcji,
       8. korzystna dla realizacji celów Spółki,
       9. odporna na zarzuty pozorności, nierzetelności lub niegospodarności.

§ 2. Zasada nadrzędna
1. Spółka może współpracować z różnymi podmiotami publicznymi, społecznymi, edukacyjnymi i gospodarczymi, ale nie może tracić samodzielności, niezależności i wiarygodności.
2. Współpraca nie może prowadzić do:
       1. obejścia prawa,
       2. pozornego wykonywania zadań,
       3. fikcyjnego partnerstwa,
       4. ukrytego finansowania określonych osób lub podmiotów,
       5. nieuprawnionego wykorzystania środków publicznych,
       6. naruszenia dobrego imienia Spółki,
       7. naruszenia praw uczestników działań,
       8. naruszenia zasad ochrony dzieci, danych osobowych, dostępności lub poufności.
3. Spółka nie podejmuje współpracy, której rzeczywisty cel jest niejasny albo sprzeczny z prawem, etyką, misją Spółki lub zasadami uczciwego obrotu.

Rozdział II
Definicje

§ 3. Partner współpracy
1. Partnerem współpracy jest każdy podmiot lub osoba, z którą Spółka podejmuje wspólne działanie, zawiera umowę, podpisuje porozumienie, realizuje projekt, prowadzi wydarzenie albo wymienia zasoby, informacje, usługi lub świadczenia.
2. Partnerem może być w szczególności:
       1. urząd,
       2. ministerstwo,
       3. jednostka samorządu terytorialnego,
       4. szkoła,
       5. uczelnia,
       6. instytucja kultury,
       7. instytut badawczy,
       8. spółka,
       9. fundacja,
     10. stowarzyszenie,
     11. wolontariusz,
     12. sponsor,
     13. wykonawca,
     14. grupa nieformalna.

§ 4. Współpraca
1. Współpraca oznacza każde wspólne działanie Spółki z innym podmiotem lub osobą.
2. Współpraca może mieć charakter:
       1. merytoryczny,
       2. edukacyjny,
       3. społeczny,
       4. projektowy,
       5. promocyjny,
       6. organizacyjny,
       7. ekspercki,
       8. badawczy,
       9. finansowy,
     10. sponsoringowy,
     11. rzeczowy,
     12. wolontariacki,
     13. biznesowy,
     14. konsultacyjny.
§ 5. Porozumienie o współpracy
1. Porozumienie o współpracy oznacza dokument określający zamiar, zakres, zasady i sposób współpracy między Spółką a partnerem.
2. Porozumienie może być:
       1. niewiążącym listem intencyjnym,
       2. umową partnerską,
       3. umową o wspólnej realizacji projektu,
       4. umową sponsoringową,
       5. umową o wolontariat,
       6. umową o świadczenie usług,
       7. umową o udostępnienie zasobów,
       8. porozumieniem edukacyjnym,
       9. umową konsorcjum,
     10. innym dokumentem dostosowanym do charakteru współpracy.

Rozdział III
Zasady ogólne współpracy

§ 6. Zasada legalności
1. Każda współpraca musi być zgodna z obowiązującymi przepisami prawa.
2. Przed rozpoczęciem współpracy należy ustalić, czy wymaga ona:
       1. umowy,
       2. uchwały Zarządu,
       3. pełnomocnictwa,
       4. zgody organu publicznego,
       5. zgody szkoły, uczelni lub innej instytucji,
       6. zgody rodziców lub opiekunów małoletnich,
       7. umowy powierzenia przetwarzania danych,
       8. klauzuli poufności,
       9. zastosowania zasad zamówień publicznych lub konkurencyjności,
     10. sprawdzenia partnera pod kątem sankcji, konfliktu interesów lub ryzyk finansowych.

§ 7. Zasada przejrzystości
1. Współpraca powinna mieć jasno określony cel, zakres, czas trwania, osoby odpowiedzialne i sposób dokumentowania.
2. Spółka nie podejmuje współpracy, której zasady są niejasne, ustalane wyłącznie ustnie albo zależne od nieformalnych nacisków.
3. W istotnych sprawach ustalenia powinny być potwierdzane pisemnie, mailowo albo w umowie.
4. Współpraca finansowa lub majątkowa zawsze wymaga dokumentacji.

§ 8. Zasada niezależności
1. Spółka zachowuje niezależność programową, organizacyjną i komunikacyjną.
2. Żaden partner nie może wymagać od Spółki:
       1. publikowania treści sprzecznych z prawem,
       2. przemilczania informacji istotnych dla opinii publicznej,
       3. fałszowania rezultatów projektu,
       4. ukrywania źródeł finansowania,
       5. zawyżania kosztów,
       6. udawania partnerstwa,
       7. wywierania nacisku politycznego lub gospodarczego,
       8. działań sprzecznych z dobrem dzieci, uczestników, wolontariuszy lub odbiorców działań.

§ 9. Zasada braku konfliktu interesów
1. Osoby działające w imieniu Spółki powinny unikać sytuacji, w których ich interes osobisty, rodzinny, zawodowy, finansowy lub polityczny może wpływać na decyzję dotyczącą współpracy.
2. Konflikt interesów może wystąpić w szczególności, gdy:
       1. partnerem jest podmiot powiązany z członkiem Zarządu, pracownikiem lub współpracownikiem,
       2. wykonawcą ma być osoba bliska osobie podejmującej decyzję,
       3. partner oczekuje preferencyjnego traktowania,
       4. współpraca ma przynieść ukrytą korzyść prywatną,
       5. osoba reprezentująca Spółkę jednocześnie reprezentuje partnera,
       6. partner finansuje działanie i oczekuje wpływu na jego wynik.
3. Osoba, której dotyczy konflikt interesów, powinna ujawnić go Zarządowi i wyłączyć się z podejmowania decyzji.

§ 10. Zasada dokumentowania
1. Każda istotna współpraca powinna być udokumentowana.
2. Dokumentacja może obejmować:
       1. korespondencję,
       2. notatkę ze spotkania,
       3. list intencyjny,
       4. porozumienie,
       5. umowę,
       6. harmonogram,
       7. budżet,
       8. protokół odbioru,
       9. listę obecności,
     10. zdjęcia,
     11. materiały promocyjne,
     12. raport,
     13. sprawozdanie,
     14. potwierdzenie płatności,
     15. dokumentację księgową.
3. Brak dokumentacji jest sygnałem ryzyka i powinien zostać wyjaśniony.

Rozdział IV
Współpraca z administracją publiczną rządową i samorządową

§ 11. Zakres współpracy
1. Spółka może współpracować z administracją publiczną rządową i samorządową w szczególności w zakresie:
       1. realizacji zadań publicznych,
       2. konsultacji społecznych,
       3. projektów edukacyjnych, społecznych, kulturalnych i obywatelskich,
       4. współorganizacji wydarzeń,
       5. działań promocyjnych,
       6. wymiany wiedzy i dobrych praktyk,
       7. ekspertyz,
       8. kampanii społecznych,
       9. działań na rzecz dostępności,
     10. działań na rzecz dzieci, młodzieży, seniorów, osób z niepełnosprawnościami i innych grup odbiorców.
2. Współpraca z administracją publiczną powinna być prowadzona w sposób formalny, przejrzysty i odporny na zarzuty nieuzasadnionego uprzywilejowania.

§ 12. Kontakty z administracją
1. Kontakt z administracją publiczną w imieniu Spółki prowadzą osoby upoważnione przez Zarząd.
2. W korespondencji należy jasno wskazywać:
       1. pełną nazwę Spółki,
       2. dane kontaktowe,
       3. osobę prowadzącą sprawę,
       4. podstawę kontaktu,
       5. cel pisma albo spotkania,
       6. oczekiwane działanie lub odpowiedź.
3. Spotkania z przedstawicielami administracji powinny być dokumentowane krótką notatką, zwłaszcza gdy dotyczą:
       1. pieniędzy publicznych,
       2. dotacji,
       3. grantów,
       4. zamówień,
       5. partnerstwa,
       6. nieruchomości,
       7. kontroli,
       8. decyzji administracyjnych,
       9. spraw potencjalnie spornych.

§ 13. Środki publiczne
1. Jeżeli współpraca wiąże się ze środkami publicznymi, Spółka stosuje szczególną staranność.
2. Przed przyjęciem środków publicznych należy sprawdzić:
       1. podstawę przekazania środków,
       2. cel finansowania,
       3. termin realizacji,
       4. okres kwalifikowalności wydatków,
       5. obowiązki sprawozdawcze,
       6. obowiązki promocyjne,
       7. zasady kontroli,
       8. zasady zwrotu środków,
       9. obowiązki archiwizacyjne,
     10. ograniczenia w wyborze wykonawców.
3. Wydatki finansowane ze środków publicznych muszą być celowe, rzetelne, udokumentowane i zgodne z umową.

§ 14. Zamówienia publiczne i zlecenia od podmiotów publicznych
1. Jeżeli Spółka występuje jako wykonawca w postępowaniu prowadzonym przez podmiot publiczny, przed złożeniem oferty należy przeanalizować:
       1. opis przedmiotu zamówienia,
       2. warunki udziału,
       3. kryteria oceny ofert,
       4. projekt umowy,
       5. terminy wykonania,
       6. wymagane zabezpieczenia,
       7. kary umowne,
       8. ryzyka finansowe,
       9. obowiązki kadrowe i techniczne,
     10. możliwość realnego wykonania zamówienia.
2. Spółka nie składa oferty, której nie jest w stanie rzetelnie wykonać.
3. W przypadku wątpliwości co do dokumentów zamówienia należy kierować pytania do zamawiającego w przewidzianym trybie.

Rozdział V
Współpraca z innymi organami państwa

§ 15. Zakres współpracy
1. Spółka może współpracować lub kontaktować się z organami państwa, w szczególności:
       1. sądami,
       2. prokuraturą,
       3. Policją,
       4. organami kontroli,
       5. Rzecznikiem Praw Obywatelskich,
       6. Rzecznikiem Praw Dziecka,
       7. organami nadzoru,
       8. organami podatkowymi,
       9. organami ochrony danych osobowych,
     10. organami właściwymi w zakresie sankcji, bezpieczeństwa, finansów publicznych lub działalności gospodarczej.
2. Współpraca z organami państwa może mieć charakter:
       1. obowiązkowy,
       2. kontrolny,
       3. informacyjny,
       4. konsultacyjny,
       5. interwencyjny,
       6. dowodowy,
       7. projektowy.

§ 16. Zasady kontaktu z organami państwa
1. Spółka udziela organom państwa informacji w zakresie i trybie wynikającym z prawa.
2. Każde wezwanie, zawiadomienie, decyzja, postanowienie, protokół kontroli lub pismo organu powinno zostać:
       1. zarejestrowane,
       2. przekazane Zarządowi,
       3. przeanalizowane pod względem terminu odpowiedzi,
       4. zabezpieczone w dokumentacji,
       5. obsłużone przez osobę upoważnioną.
3. Spółka nie przekazuje danych osobowych, tajemnicy przedsiębiorstwa ani informacji poufnych ponad zakres wymagany przez przepisy prawa.
4. W przypadku kontroli należy wyznaczyć osobę odpowiedzialną za kontakt z organem i prowadzić rejestr przekazanych dokumentów.

Rozdział VI
Współpraca z podmiotami rządowymi i samorządowymi

§ 17. Zakres współpracy
1. Przez podmioty rządowe i samorządowe rozumie się w szczególności:
       1. jednostki organizacyjne administracji,
       2. instytucje kultury,
       3. biblioteki,
       4. domy kultury,
       5. ośrodki pomocy społecznej,
       6. centra usług społecznych,
       7. jednostki edukacyjne,
       8. instytucje rynku pracy,
       9. agencje wykonawcze,
     10. instytuty,
     11. spółki komunalne,
     12. jednostki realizujące programy publiczne.
2. Współpraca może obejmować projekty, wydarzenia, warsztaty, szkolenia, kampanie, działania promocyjne, badania, konsultacje, patronaty, partnerstwa i wspólne inicjatywy.

§ 18. Patronaty, rekomendacje i udział instytucji publicznych
1. Uzyskanie patronatu, rekomendacji albo udziału instytucji publicznej wymaga jasnego określenia, czy instytucja:
       1. jedynie wspiera honorowo działanie,
       2. jest współorganizatorem,
       3. finansuje działanie,
       4. udostępnia przestrzeń,
       5. deleguje pracowników,
       6. bierze odpowiedzialność za część zadania,
       7. jest wyłącznie partnerem promocyjnym.
2. Nie wolno sugerować udziału lub poparcia instytucji publicznej, jeżeli nie zostało ono formalnie potwierdzone.
3. Logo, nazwa i znak instytucji publicznej mogą być używane wyłącznie zgodnie z udzieloną zgodą.

Rozdział VII
Współpraca ze szkołami publicznymi i niepublicznymi

§ 19. Zakres współpracy ze szkołami
1. Spółka może współpracować ze szkołami publicznymi i niepublicznymi w szczególności przy:
       1. warsztatach,
       2. szkoleniach,
       3. projektach edukacyjnych,
       4. zajęciach rozwijających zainteresowania,
       5. działaniach obywatelskich,
       6. działaniach kulturalnych,
       7. działaniach technologicznych,
       8. wydarzeniach promujących bezpieczeństwo, dostępność, kulturę, edukację, przedsiębiorczość lub aktywność społeczną,
       9. kampaniach społecznych,
     10. projektach z udziałem dzieci i młodzieży.
2. Współpraca ze szkołą wymaga szczególnej staranności, ponieważ dotyczy najczęściej osób małoletnich.

§ 20. Zasady bezpieczeństwa przy współpracy ze szkołami
1. Przed rozpoczęciem działania w szkole należy ustalić:
       1. kto jest organizatorem,
       2. kto odpowiada za opiekę nad uczniami,
       3. czy działanie odbywa się w ramach zajęć szkolnych czy poza nimi,
       4. czy wymagana jest zgoda rodziców,
       5. czy wymagane są zgody na wizerunek,
       6. kto przetwarza dane uczniów,
       7. czy osoby prowadzące zajęcia muszą zostać zweryfikowane zgodnie z przepisami dotyczącymi ochrony małoletnich,
       8. jakie są zasady wejścia na teren szkoły,
       9. kto odpowiada za materiały,
     10. kto odpowiada za dokumentację projektu.
2. Przy każdym działaniu z dziećmi i młodzieżą Spółka stosuje własne Standardy Ochrony Małoletnich.
3. Materiały kierowane do uczniów powinny być dostosowane do wieku, poziomu rozwoju i potrzeb uczestników.
4. Spółka nie prowadzi w szkołach działań promocyjnych lub sponsorskich, które mogłyby naruszać dobro uczniów albo charakter szkoły jako miejsca edukacji.

§ 21. Umowy i porozumienia ze szkołami
1. Współpraca ze szkołą powinna być potwierdzona co najmniej mailowo, a przy działaniach większych lub cyklicznych w formie porozumienia.
2. Porozumienie powinno określać:
       1. nazwę szkoły,
       2. dane Spółki,
       3. cel działania,
       4. termin,
       5. miejsce,
       6. grupę uczestników,
       7. osoby odpowiedzialne,
       8. zasady opieki nad uczniami,
       9. zasady przetwarzania danych,
     10. zasady wykorzystania wizerunku,
     11. zasady dokumentacji,
     12. zasady finansowania,
     13. obowiązki informacyjne,
     14. zasady odwołania wydarzenia.

Rozdział VIII
Współpraca z uczelniami publicznymi i niepublicznymi

§ 22. Zakres współpracy z uczelniami
1. Spółka może współpracować z uczelniami publicznymi i niepublicznymi w szczególności w zakresie:
       1. projektów edukacyjnych,
       2. badań,
       3. seminariów,
       4. konferencji,
       5. praktyk i staży,
       6. konsultacji eksperckich,
       7. działalności popularyzującej naukę,
       8. projektów technologicznych,
       9. działań społecznych i obywatelskich,
     10. wspólnych publikacji,
     11. projektów grantowych,
    12. współpracy ze studentami i kołami naukowymi.
2. Współpraca z uczelnią powinna respektować autonomię uczelni, zasady etyki akademickiej, prawa autorskie, ochronę danych osobowych i zasady poufności.

§ 23. Praktyki, staże i wolontariat studencki
1. Jeżeli współpraca dotyczy praktyk lub staży, należy jasno ustalić:
       1. podstawę praktyki lub stażu,
       2. program,
       3. opiekuna po stronie Spółki,
       4. opiekuna po stronie uczelni,
       5. czas trwania,
       6. zakres zadań,
       7. zasady potwierdzania obecności,
       8. zasady ochrony danych,
       9. zasady poufności,
     10. zasady wydania opinii lub zaświadczenia.
2. Student lub praktykant nie powinien mieć dostępu do informacji poufnych albo danych osobowych szerszych niż niezbędne do realizacji powierzonych zadań.
3. W przypadku projektów badawczych należy uregulować prawa autorskie, zasady publikacji, poufność wyników i odpowiedzialność za dane badawcze.

Rozdział IX
Współpraca z podmiotami gospodarczymi

§ 24. Zakres współpracy biznesowej
1. Spółka może współpracować z podmiotami gospodarczymi w szczególności w zakresie:
       1. sponsoringu,
       2. usług,
       3. dostaw,
       4. partnerstw technologicznych,
       5. działań promocyjnych,
       6. projektów edukacyjnych i społecznych,
       7. udostępnienia sprzętu, przestrzeni lub know-how,
       8. wspólnych kampanii,
       9. barteru,
     10. projektów badawczo-rozwojowych,
     11. działań non profit finansowanych przez biznes.
2. Współpraca biznesowa nie może naruszać charakteru Spółki jako podmiotu non profit.

§ 25. Weryfikacja partnera biznesowego
1. Przed podjęciem istotnej współpracy z podmiotem gospodarczym należy sprawdzić:
       1. KRS albo CEIDG,
       2. NIP,
       3. REGON,
       4. sposób reprezentacji,
       5. status VAT, jeżeli dotyczy,
       6. rachunek bankowy, jeżeli będą płatności,
       7. beneficjenta rzeczywistego, jeżeli ryzyko jest podwyższone,
       8. listy sankcyjne,
       9. wiarygodność publiczną,
     10. ryzyka reputacyjne,
     11. potencjalny konflikt interesów.
2. Spółka nie podejmuje współpracy z podmiotem, którego działalność, źródła finansowania, reputacja lub oczekiwane świadczenia mogłyby zaszkodzić Spółce.

§ 26. Granice współpracy biznesowej
1. Spółka nie przyjmuje warunków, które:
       1. naruszają niezależność merytoryczną Spółki,
       2. wymagają ukrycia sponsora lub finansowania,
       3. wymagają fikcyjnych świadczeń promocyjnych,
       4. prowadzą do obchodzenia przepisów podatkowych lub finansowych,
       5. narażają dzieci lub młodzież na nieodpowiednie treści marketingowe,
       6. wymagają udostępnienia danych osobowych bez podstawy prawnej,
       7. naruszają tajemnicę przedsiębiorstwa,
       8. są sprzeczne z dobrym imieniem Spółki.
2. Współpraca sponsoringowa, barterowa i promocyjna powinna być zawsze udokumentowana umową.

Rozdział X
Współpraca z wolontariuszami

§ 27. Zasady ogólne wolontariatu
1. Spółka może korzystać ze wsparcia wolontariuszy przy działaniach społecznych, edukacyjnych, organizacyjnych, promocyjnych, technicznych i projektowych.
2. Współpraca z wolontariuszem powinna być oparta na:
       1. dobrowolności,
       2. jasnym zakresie zadań,
       3. poszanowaniu czasu i kompetencji wolontariusza,
       4. bezpieczeństwie,
       5. równości traktowania,
       6. odpowiednim przygotowaniu,
       7. ochronie danych osobowych,
       8. poufności,
       9. braku wykorzystywania pracy wolontariusza do celów sprzecznych z misją Spółki.
3. Zasady wolontariatu powinny być zgodne z ustawą o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie.

§ 28. Porozumienie z wolontariuszem
1. Współpraca z wolontariuszem powinna być potwierdzona porozumieniem, zwłaszcza gdy trwa dłużej, dotyczy odpowiedzialnych zadań albo wiąże się z dostępem do danych, dzieci, dokumentów lub majątku Spółki.
2. Porozumienie powinno określać:
       1. strony,
       2. zakres zadań,
       3. czas trwania,
       4. miejsce wykonywania świadczeń,
       5. osobę koordynującą,
       6. zasady bezpieczeństwa,
       7. zasady zwrotu kosztów, jeżeli przewidziano,
       8. zasady ochrony danych,
       9. obowiązek poufności,
     10. zasady rozwiązania porozumienia,
     11. możliwość wydania zaświadczenia lub opinii.
3. Wolontariusz nie powinien wykonywać zadań, do których nie został przygotowany.

§ 29. Wolontariat przy działaniach z małoletnimi
1. Wolontariusz dopuszczony do działań z dziećmi i młodzieżą musi zostać zapoznany ze Standardami Ochrony Małoletnich.
2. Przed dopuszczeniem wolontariusza do działań z małoletnimi Spółka stosuje wymagane prawem procedury weryfikacyjne.
3. Wolontariusz nie może pozostawać sam na sam z dzieckiem poza zakresem ustalonym przez organizatora i bez nadzoru, jeżeli mogłoby to naruszać bezpieczeństwo dziecka.

Rozdział XI
Współpraca z organizacjami społeczeństwa obywatelskiego

§ 30. Zakres współpracy z organizacjami
1. Spółka może współpracować z organizacjami społeczeństwa obywatelskiego, w szczególności z:
       1. fundacjami,
       2. stowarzyszeniami,
       3. związkami stowarzyszeń,
       4. kołami gospodyń wiejskich,
       5. spółdzielniami socjalnymi,
       6. organizacjami harcerskimi,
       7. klubami,
       8. federacjami,
       9. organizacjami branżowymi,
     10. grupami nieformalnymi,
     11. ruchami obywatelskimi.
2. Współpraca może obejmować:
       1. wspólne projekty,
       2. rzecznictwo,
       3. konsultacje,
       4. wydarzenia,
       5. kampanie społeczne,
       6. działania edukacyjne,
       7. działania kulturalne,
       8. działania pomocowe,
       9. wspólne stanowiska,
     10. wymianę wiedzy i zasobów.

§ 31. Zasady partnerstwa społecznego
1. Współpraca z organizacjami powinna być oparta na:
       1. wzajemnym szacunku,
       2. jasnym podziale zadań,
       3. uczciwym przypisywaniu autorstwa,
       4. przejrzystym finansowaniu,
       5. poszanowaniu autonomii każdej organizacji,
       6. braku dominacji silniejszego partnera,
       7. lojalności wobec wspólnego celu,
       8. rzetelnej komunikacji,
       9. dokumentowaniu ustaleń.
2. Spółka nie wykorzystuje pracy, kontaktów, danych, renomy lub dorobku innej organizacji bez jej zgody.
3. Wspólne działania powinny jasno wskazywać, kto odpowiada za poszczególne części projektu.

§ 32. Grupy nieformalne
1. Współpraca z grupą nieformalną jest dopuszczalna, jeżeli możliwe jest ustalenie osób odpowiedzialnych za kontakt i realizację działań.
2. Przy współpracy z grupą nieformalną należy szczególnie jasno określić:
       1. kto reprezentuje grupę,
       2. kto odpowiada za wykonanie zadań,
       3. czy grupa może otrzymywać środki,
       4. kto podpisuje dokumenty,
       5. kto odpowiada za bezpieczeństwo uczestników,
       6. kto odpowiada za dane osobowe,
       7. kto odpowiada za rozliczenie.
3. Środki finansowe nie powinny być przekazywane grupie nieformalnej bez jasnej podstawy prawnej i dokumentowej.

Rozdział XII
Procedura nawiązania współpracy

§ 33. Etap pierwszy: rozpoznanie partnera
1. Przed rozpoczęciem istotnej współpracy należy ustalić:
       1. kim jest partner,
       2. jaki jest jego status prawny,
       3. kto go reprezentuje,
       4. jaki jest cel współpracy,
       5. jakie zasoby wnosi każda ze stron,
       6. czy współpraca wiąże się z pieniędzmi,
       7. czy współpraca wiąże się z dziećmi lub młodzieżą,
       8. czy współpraca wiąże się z danymi osobowymi,
       9. czy współpraca wiąże się z informacjami poufnymi,
     10. czy występują ryzyka reputacyjne lub prawne.

§ 34. Etap drugi: decyzja o współpracy
1. Decyzję o podjęciu istotnej współpracy podejmuje Zarząd albo osoba przez Zarząd upoważniona.
2. Przed podjęciem decyzji należy odpowiedzieć na pytania:
       1. czy współpraca jest zgodna z celami Spółki,
       2. czy Spółka ma zasoby do jej realizacji,
       3. czy partner jest wiarygodny,
       4. czy zakres współpracy jest jasny,
       5. czy potrzebna jest umowa,
       6. czy potrzebna jest zgoda innego podmiotu,
       7. czy występuje konflikt interesów,
       8. czy ryzyko finansowe jest akceptowalne,
       9. czy ryzyko reputacyjne jest akceptowalne,
     10. czy współpraca nie narusza innych standardów Spółki.

§ 35. Etap trzeci: dokument współpracy
1. Dla istotnej współpracy należy przygotować dokument określający jej zasady.
2. Dokument może przybrać formę:
       1. mailowego potwierdzenia ustaleń,
       2. listu intencyjnego,
       3. porozumienia,
       4. umowy,
       5. regulaminu współpracy,
       6. harmonogramu,
       7. protokołu ustaleń,
       8. uchwały Zarządu.
3. Im większe znaczenie finansowe, prawne lub reputacyjne współpracy, tym bardziej formalny powinien być dokument.

Rozdział XIII
Minimalna treść porozumienia lub umowy o współpracy

§ 36. Elementy obowiązkowe
1. Porozumienie lub umowa o współpracy powinny zawierać:
       1. oznaczenie stron,
       2. osoby reprezentujące,
       3. podstawę reprezentacji,
       4. cel współpracy,
       5. zakres zadań każdej strony,
       6. termin rozpoczęcia i zakończenia,
       7. zasady finansowania,
       8. zasady komunikacji,
       9. osoby kontaktowe,
     10. zasady wykorzystywania logo i nazw stron,
     11. zasady ochrony danych osobowych,
     12. zasady poufności,
     13. zasady ochrony małoletnich, jeżeli dotyczy,
     14. zasady dostępności, jeżeli dotyczy,
     15. zasady dokumentowania działań,
     16. zasady rozliczeń,
     17. zasady odpowiedzialności,
     18. tryb zmiany porozumienia,
     19. tryb rozwiązania współpracy,
     20. podpisy osób uprawnionych.

§ 37. Klauzula poufności
Do porozumień i umów zaleca się wprowadzenie zapisu:
Strony zobowiązują się do zachowania w poufności informacji uzyskanych w związku ze współpracą, w szczególności informacji organizacyjnych, finansowych, projektowych, technicznych, handlowych, danych osobowych oraz informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa. Informacje poufne mogą być wykorzystywane wyłącznie w celu realizacji współpracy.

§ 38. Klauzula ochrony danych osobowych
Do porozumień i umów zaleca się wprowadzenie zapisu:
Strony zobowiązują się do przetwarzania danych osobowych zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. Jeżeli w ramach współpracy jedna ze stron będzie przetwarzać dane osobowe w imieniu drugiej strony, strony zawrą odrębną umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych albo odpowiednie postanowienia dotyczące powierzenia danych.

§ 39. Klauzula ochrony małoletnich
W działaniach z udziałem dzieci i młodzieży zaleca się wprowadzenie zapisu:
Strony zobowiązują się do realizacji współpracy z poszanowaniem dobra i bezpieczeństwa małoletnich. Osoby dopuszczone do pracy lub działań z małoletnimi muszą spełniać wymagania wynikające z przepisów prawa oraz stosować Standardy Ochrony Małoletnich obowiązujące u organizatora działania.

§ 40. Klauzula dostępności
Do działań kierowanych do odbiorców zewnętrznych zaleca się wprowadzenie zapisu:
Strony zobowiązują się organizować działania z uwzględnieniem potrzeb osób ze szczególnymi potrzebami, w szczególności w zakresie dostępności architektonicznej, cyfrowej, informacyjno-komunikacyjnej i organizacyjnej, odpowiednio do charakteru działania i możliwości stron.

§ 41. Klauzula AML i sankcyjna
Do współpracy finansowej, sponsoringowej, biznesowej lub międzynarodowej zaleca się wprowadzenie zapisu:
Strony oświadczają, że współpraca nie służy praniu pieniędzy, finansowaniu terroryzmu, obchodzeniu sankcji ani ukrywaniu rzeczywistego źródła pochodzenia środków. Strony oświadczają, że nie są objęte sankcjami krajowymi, unijnymi ani międzynarodowymi. W przypadku powzięcia uzasadnionych wątpliwości co do legalności źródeł finansowania, statusu sankcyjnego lub rzeczywistego celu współpracy, Korporacja WAM Spółka NON for PROFIT Sp. z o.o. może wstrzymać współpracę do czasu wyjaśnienia sprawy.

Rozdział XIV
Komunikacja, promocja i używanie znaków

§ 42. Komunikacja zewnętrzna
1. Komunikaty publiczne dotyczące współpracy powinny być uzgodnione z partnerem, jeżeli odnoszą się do jego udziału, logo, wypowiedzi lub zobowiązań.
2. Spółka nie publikuje informacji niepotwierdzonych, poufnych ani takich, które mogłyby błędnie sugerować zakres współpracy.
3. W komunikatach należy odróżniać:
       1. organizatora,
       2. współorganizatora,
       3. partnera,
       4. sponsora,
       5. patrona,
       6. wykonawcę,
       7. grantodawcę,
       8. uczestnika.

§ 43. Logo i nazwa partnera
1. Logo i nazwa partnera mogą być używane wyłącznie za jego zgodą.
2. Spółka powinna ustalić:
       1. gdzie logo może być użyte,
       2. w jakim czasie,
       3. w jakim kontekście,
       4. w jakim rozmiarze,
       5. czy wymagana jest akceptacja projektu graficznego,
       6. czy obowiązują księgi znaku lub wytyczne wizualne.
3. Spółka nie używa logo urzędu, szkoły, uczelni, sponsora, organizacji albo partnera w sposób sugerujący poparcie szersze niż faktycznie udzielone.

Rozdział XV
Finansowanie, koszty i rozliczenia

§ 44. Zasady finansowania współpracy
1. Przed rozpoczęciem współpracy należy ustalić, czy współpraca jest:
       1. odpłatna,
       2. nieodpłatna,
       3. grantowa,
       4. dotacyjna,
       5. sponsorska,
       6. barterowa,
       7. oparta na wkładzie rzeczowym,
       8. oparta na wolontariacie,
       9. mieszana.
2. Nie wolno rozpoczynać współpracy, która generuje zobowiązania finansowe Spółki, bez ustalenia źródła ich pokrycia.
3. Każdy koszt powinien mieć:
       1. podstawę,
       2. uzasadnienie,
       3. dokument księgowy,
       4. akceptację osoby odpowiedzialnej,
       5. przypisanie do projektu lub działania.

§ 45. Zwrot kosztów partnerom i wolontariuszom
1. Zwrot kosztów jest dopuszczalny tylko wtedy, gdy został wcześniej uzgodniony i jest prawidłowo udokumentowany.
2. Przed zwrotem kosztów należy ustalić:
       1. jakie koszty podlegają zwrotowi,
       2. do jakiego limitu,
       3. jakie dokumenty są wymagane,
       4. kto zatwierdza zwrot,
       5. z jakiego źródła finansowania następuje płatność,
       6. czy koszt jest kwalifikowalny w projekcie.
3. Nie zwraca się kosztów nieudokumentowanych, prywatnych albo niezwiązanych z działaniem.

Rozdział XVI
Dane osobowe, poufność i bezpieczeństwo informacji

§ 46. Dane osobowe
1. Przed rozpoczęciem współpracy należy ustalić, czy strony będą przetwarzać dane osobowe.
2. Szczególnej uwagi wymagają dane:
       1. dzieci,
       2. rodziców i opiekunów,
       3. uczestników projektów,
       4. wolontariuszy,
       5. pracowników i współpracowników,
       6. osób ze szczególnymi potrzebami,
       7. osób w trudnej sytuacji życiowej,
       8. osób korzystających ze wsparcia społecznego.
 3. Dane mogą być przekazywane partnerowi tylko wtedy, gdy istnieje podstawa prawna.
4. Przy wspólnej realizacji projektów należy ustalić, kto jest administratorem danych, czy występuje współadministrowanie albo powierzenie przetwarzania.

§ 47. Informacje poufne
1. Partnerzy mogą otrzymywać wyłącznie takie informacje poufne, które są niezbędne do realizacji współpracy.
2. Informacje poufne powinny być przekazywane w sposób bezpieczny.
3. Przy istotnych projektach należy stosować klauzulę poufności albo odrębną umowę NDA.
4. Po zakończeniu współpracy partner powinien zwrócić albo usunąć informacje poufne, jeżeli wynika to z umowy lub charakteru przekazanych danych.

Rozdział XVII
Zakończenie współpracy

§ 48. Zakończenie zwykłe
1. Po zakończeniu współpracy należy:
       1. potwierdzić wykonanie zadań,
       2. odebrać materiały,
       3. rozliczyć koszty,
       4. przygotować sprawozdanie, jeżeli jest wymagane,
       5. uporządkować dokumentację,
       6. usunąć zbędne dane,
       7. odebrać dostępy do systemów,
       8. podziękować partnerom i wolontariuszom, jeżeli współpraca przebiegała prawidłowo.

§ 49. Zakończenie nadzwyczajne
1. Spółka może zakończyć albo zawiesić współpracę, jeżeli partner:
       1. narusza prawo,
       2. narusza umowę,
       3. narusza zasady ochrony małoletnich,
       4. narusza ochronę danych osobowych,
       5. narusza poufność,
       6. działa na szkodę Spółki,
       7. nie rozlicza środków,
       8. żąda działań pozornych,
       9. wywiera niedopuszczalną presję,
     10. jest objęty sankcjami,
     11. naraża uczestników działań na szkodę.
2. Decyzję o zakończeniu istotnej współpracy podejmuje Zarząd.

Rozdział XVIII
Rejestr współpracy i archiwizacja

§ 50. Rejestr współpracy
1. Spółka może prowadzić rejestr istotnych współprac.
2. Rejestr powinien zawierać:
       1. nazwę partnera,
       2. rodzaj partnera,
       3. cel współpracy,
       4. datę rozpoczęcia,
       5. datę zakończenia,
       6. osobę odpowiedzialną,
       7. dokument podstawowy,
       8. źródło finansowania,
       9. status współpracy,
     10. uwagi o ryzykach.

§ 51. Archiwizacja
1. Dokumenty dotyczące współpracy należy przechowywać w sposób uporządkowany.
2. Dokumentacja obejmuje w szczególności:
       1. porozumienia,
       2. umowy,
       3. aneksy,
       4. uchwały,
       5. pełnomocnictwa,
       6. korespondencję,
       7. notatki ze spotkań,
       8. dokumenty finansowe,
       9. dokumentację merytoryczną,
     10. dokumentację promocyjną,
     11. zgody,
     12. listy obecności,
     13. sprawozdania,
    14. protokoły odbioru.
3. Dokumentację projektów finansowanych ze środków publicznych przechowuje się przez okres wymagany umową, regulaminem lub przepisami prawa.

Rozdział XIX
Monitoring i aktualizacja Standardów

§ 52. Monitoring
1. Zarząd monitoruje stosowanie Standardów.
2. Monitoring może obejmować:
       1. analizę zawartych porozumień,
       2. analizę współpracy z administracją,
       3. analizę współpracy ze szkołami i uczelniami,
       4. analizę relacji biznesowych i sponsorskich,
       5. analizę współpracy z wolontariuszami,
       6. analizę współpracy z organizacjami społecznymi,
       7. analizę konfliktów interesów,
       8. analizę incydentów i ryzyk,
       9. analizę zakończonych projektów.

§ 53. Aktualizacja
1. Standardy podlegają przeglądowi co najmniej raz w roku.
2. Aktualizacja powinna nastąpić wcześniej, jeżeli:
       1. zmienią się przepisy prawa,
       2. Spółka rozpocznie nowy typ współpracy,
       3. pojawią się poważne incydenty,
       4. grantodawca lub partner publiczny wprowadzi nowe wymogi,
       5. doświadczenia praktyczne pokażą potrzebę doprecyzowania zasad.

Rozdział XX
Postanowienia końcowe

§ 54. Wejście w życie
1. Standardy wchodzą w życie z dniem przyjęcia przez Zarząd Spółki.
2. Standardy stosuje się do wszystkich nowych współprac.
3. Do współprac już rozpoczętych Standardy stosuje się odpowiednio, szczególnie przy zmianie, przedłużeniu, rozliczeniu albo zakończeniu współpracy.