STANDARDY PRACY
w Korporacja WAM Spółka NON for PROFIT Sp. z o.o.

Rozdział I
Postanowienia ogólne

§ 1. Cel Standardów
1. Niniejsze Standardy określają zasady organizacji pracy w Korporacja WAM Spółka NON for PROFIT Sp. z o.o., dalej jako „Spółka”.
2. Celem Standardów jest zapewnienie, aby praca w Spółce była wykonywana w sposób:
       1. zgodny z prawem,
       2. przejrzysty,
       3. odpowiedzialny,
       4. bezpieczny,
       5. uporządkowany,
       6. rzetelnie dokumentowany,
       7. wolny od dyskryminacji, mobbingu i nadużyć,
       8. zgodny z charakterem Spółki jako podmiotu non profit,
       9. zgodny ze standardami ochrony danych, poufności, dostępności, ochrony małoletnich i przeciwdziałania konfliktom interesów.
3. Standardy mają zastosowanie do:
       1. pracowników,
       2. współpracowników,
       3. zleceniobiorców,
       4. wykonawców,
       5. ekspertów,
       6. trenerów,
       7. koordynatorów projektów,
       8. wolontariuszy,
       9. stażystów,
     10. praktykantów,
     11. osób działających na podstawie pełnomocnictwa,
     12. osób czasowo zaangażowanych w działania Spółki.
4. Standardy nie zastępują regulaminu pracy, jeżeli Spółka będzie zobowiązana do jego wprowadzenia na podstawie przepisów prawa. Są jednak dokumentem wewnętrznym, który może być stosowany niezależnie od liczby zatrudnionych osób.

§ 2. Podstawowe założenie
1. Praca w Spółce ma służyć realizacji celów społecznych, edukacyjnych, gospodarczych, organizacyjnych, technologicznych, kulturalnych lub projektowych Spółki.
2. Spółka nie akceptuje pracy pozornej, fikcyjnych zakresów obowiązków, nieudokumentowanego wykonywania zadań ani działań podejmowanych wyłącznie w celu formalnego wykazania kosztów w projektach.
3. Każda osoba wykonująca zadania na rzecz Spółki powinna znać:
       1. swój zakres zadań,
       2. osobę odpowiedzialną za nadzór lub współpracę,
       3. zasady komunikacji,
       4. terminy,
       5. sposób dokumentowania pracy,
       6. zasady ochrony danych i poufności,
       7. zasady zgłaszania problemów.

Rozdział II
Zasady ogólne pracy w Spółce

§ 3. Zasada legalności
1. Każda praca wykonywana na rzecz Spółki musi mieć podstawę prawną lub organizacyjną.
2. Podstawą wykonywania pracy lub zadań może być w szczególności:
       1. umowa o pracę,
       2. umowa zlecenia,
       3. umowa o świadczenie usług,
       4. umowa o dzieło,
       5. kontrakt B2B,
       6. porozumienie wolontariackie,
       7. umowa stażowa,
       8. porozumienie o praktykę,
       9. uchwała Zarządu,
     10. pełnomocnictwo,
     11. zakres obowiązków,
     12. decyzja osoby upoważnionej przez Zarząd.
3. Nie dopuszcza się stałego wykonywania zadań bez ustalenia podstawy współpracy.

§ 4. Zasada rzetelności
1. Osoby działające na rzecz Spółki wykonują swoje zadania starannie, terminowo i zgodnie z ustaleniami.
2. Każde zadanie powinno mieć jasno określony cel, termin i oczekiwany rezultat.
3. Jeżeli wykonanie zadania w terminie nie jest możliwe, osoba odpowiedzialna powinna niezwłocznie poinformować o tym koordynatora, Zarząd albo osobę zlecającą zadanie.
4. Nie wolno ukrywać problemów, opóźnień lub błędów, jeżeli mogą mieć wpływ na projekt, umowę, rozliczenie, bezpieczeństwo uczestników albo reputację Spółki.

§ 5. Zasada odpowiedzialności
1. Każda osoba wykonująca zadania na rzecz Spółki odpowiada za powierzony jej zakres pracy.
2. Odpowiedzialność obejmuje w szczególności:
       1. terminowość,
       2. jakość wykonania,
       3. prawdziwość przekazywanych informacji,
       4. ochronę dokumentów,
       5. ochronę danych osobowych,
       6. zachowanie poufności,
       7. właściwe korzystanie ze sprzętu,
       8. informowanie o ryzykach,
       9. przestrzeganie standardów Spółki.

§ 6. Zasada przejrzystości
1. Spółka dąży do tego, aby zadania, decyzje, odpowiedzialności i rozliczenia były możliwie jasne.
2. Ustalenia dotyczące istotnych spraw powinny być potwierdzane pisemnie, mailowo, w systemie zadaniowym albo w notatce.
3. Dotyczy to szczególnie:
       1. zakresu pracy,
       2. terminów,
       3. budżetów,
       4. wynagrodzeń,
       5. zmian w projektach,
       6. decyzji wobec partnerów,
       7. kontaktów z administracją publiczną,
       8. zobowiązań wobec grantodawców,
       9. używania logo, danych, dokumentów i materiałów Spółki.

Rozdział III
Organizacja pracy

§ 7. Zakres zadań
1. Każda osoba wykonująca pracę lub zadania na rzecz Spółki powinna mieć określony zakres zadań.
2. Zakres zadań może wynikać z:
       1. umowy,
       2. opisu stanowiska,
       3. zakresu obowiązków,
       4. programu stażu lub praktyki,
       5. porozumienia wolontariackiego,
       6. harmonogramu projektu,
       7. polecenia osoby upoważnionej,
       8. uchwały Zarządu.
3. Zakres zadań powinien być dostosowany do kompetencji, doświadczenia, czasu, odpowiedzialności i podstawy współpracy danej osoby.
4. Nie należy powierzać zadań, do których dana osoba nie ma przygotowania, zwłaszcza gdy dotyczą:
       1. dzieci i młodzieży,
       2. danych osobowych,
       3. finansów,
       4. dokumentów prawnych,
       5. umów,
       6. bezpieczeństwa,
       7. reprezentowania Spółki na zewnątrz.

§ 8. Osoby odpowiedzialne
1. Dla każdego większego działania, projektu lub obszaru pracy Zarząd może wyznaczyć osobę odpowiedzialną.
2. Osobą odpowiedzialną może być w szczególności:
       1. koordynator projektu,
       2. kierownik zadania,
       3. opiekun praktyki lub stażu,
       4. koordynator wolontariatu,
       5. osoba prowadząca sprawy administracyjne,
       6. osoba odpowiedzialna za kontakt z partnerem,
       7. osoba odpowiedzialna za rozliczenie.
3. Osoba odpowiedzialna dba o:
       1. organizację pracy,
       2. podział zadań,
       3. terminy,
       4. komunikację,
       5. dokumentację,
       6. zgłaszanie ryzyk Zarządowi,
       7. zgodność działań ze standardami Spółki.

§ 9. Planowanie pracy
1. Praca w Spółce powinna być planowana z wyprzedzeniem, szczególnie gdy dotyczy projektów, grantów, wydarzeń, umów lub działań publicznych.
2. Plan pracy powinien określać:
       1. cel,
       2. zadania,
       3. osoby odpowiedzialne,
       4. terminy,
       5. potrzebne zasoby,
       6. budżet, jeżeli dotyczy,
       7. wymagane dokumenty,
       8. ryzyka,
       9. sposób potwierdzenia wykonania.
3. W projektach finansowanych ze środków publicznych lub grantowych plan pracy musi być zgodny z wnioskiem, umową, harmonogramem i budżetem.

Rozdział IV
Czas pracy i dostępność zespołu

§ 10. Czas pracy pracowników
1. Czas pracy pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę ustala się zgodnie z Kodeksem pracy, umową o pracę oraz wewnętrznymi ustaleniami Spółki.
2. Pracownicy są zobowiązani do przestrzegania ustalonego czasu pracy, zasad potwierdzania obecności oraz zasad usprawiedliwiania nieobecności.
3. Praca w godzinach nadliczbowych, jeżeli dotyczy pracowników, może być wykonywana wyłącznie zgodnie z przepisami prawa pracy i po uzgodnieniu z osobą upoważnioną.

§ 11. Czas pracy współpracowników
1. Współpracownicy wykonują zadania zgodnie z umową oraz ustalonym harmonogramem.
2. Jeżeli umowa przewiduje rozliczenie godzinowe, należy prowadzić ewidencję godzin albo kartę czasu pracy.
3. Jeżeli umowa przewiduje wynagrodzenie za rezultat, należy dokumentować wykonanie rezultatu, np. raportem, plikiem, protokołem odbioru, listą obecności lub innym dowodem wykonania.
4. Nie wolno wykazywać godzin, które nie zostały faktycznie przepracowane.

§ 12. Dostępność kontaktowa
1. Osoby wykonujące zadania na rzecz Spółki powinny ustalić z osobą odpowiedzialną sposób kontaktu.
2. Komunikacja może odbywać się przez:
       1. e-mail,
       2. telefon,
       3. komunikator,
       4. spotkanie online,
       5. system zadaniowy,
       6. spotkanie stacjonarne.
3. Spółka szanuje czas prywatny osób pracujących i współpracujących. Kontakt poza ustalonymi godzinami powinien mieć miejsce tylko w sprawach pilnych, projektowych albo wcześniej uzgodnionych.

Rozdział V
Praca zdalna, hybrydowa i mobilna

§ 13. Zasady ogólne pracy zdalnej
1. Praca zdalna lub hybrydowa może być stosowana wtedy, gdy pozwala na to charakter zadań, umowa, bezpieczeństwo danych oraz organizacja pracy.
2. Miejsce wykonywania pracy zdalnej powinno być ustalone ze Spółką, ponieważ przepisy nie przewidują pełnej swobody jednostronnego wyboru miejsca pracy zdalnej przez pracownika.
3. Przy pracy zdalnej należy ustalić:
       1. miejsce wykonywania pracy,
       2. godziny dostępności,
       3. sposób komunikacji,
       4. sposób przekazywania zadań,
       5. sposób potwierdzania wykonania pracy,
       6. zasady ochrony danych,
       7. zasady korzystania ze sprzętu,
       8. zasady zwrotu kosztów, jeżeli dotyczy.

§ 14. Bezpieczeństwo pracy zdalnej
1. Osoba wykonująca pracę zdalną ma obowiązek chronić dokumenty, dane osobowe, informacje poufne i sprzęt Spółki.
2. Zabrania się:
       1. pracy na niezabezpieczonym sprzęcie,
       2. udostępniania dokumentów domownikom lub osobom trzecim,
       3. pozostawiania dokumentów w miejscach publicznych,
       4. wysyłania poufnych plików przez prywatne, niezabezpieczone kanały,
       5. korzystania z publicznych sieci Wi-Fi do przesyłania wrażliwych danych bez dodatkowych zabezpieczeń,
       6. drukowania dokumentów zawierających dane osobowe bez potrzeby.
3. Pracodawca wobec pracownika zdalnego nadal wykonuje obowiązki BHP wynikające z Kodeksu pracy, z wyjątkami przewidzianymi dla pracy zdalnej.

§ 15. Praca mobilna i terenowa
1. Praca mobilna lub terenowa może dotyczyć w szczególności:
       1. wydarzeń,
       2. spotkań z partnerami,
       3. wizyt studyjnych,
       4. działań projektowych,
       5. konsultacji,
       6. dokumentacji fotograficznej,
       7. wyjazdów służbowych,
       8. działań edukacyjnych.
2. Przed pracą terenową należy ustalić:
       1. cel wyjazdu lub działania,
       2. miejsce,
       3. osobę odpowiedzialną,
       4. czas trwania,
       5. zasady bezpieczeństwa,
       6. zasady zwrotu kosztów,
       7. sposób dokumentowania pracy,
       8. zakres upoważnienia do kontaktu z partnerami.

Rozdział VI
Bezpieczeństwo i higiena pracy

§ 16. Zasady BHP
1. Spółka organizuje pracę w sposób możliwie bezpieczny i zgodny z zasadami BHP.
2. Pracodawca ma obowiązek organizować pracę tak, aby zapewniać bezpieczne i higieniczne warunki pracy, przestrzegać przepisów BHP, wydawać polecenia usunięcia uchybień i kontrolować ich wykonanie.
3. Osoby wykonujące zadania na rzecz Spółki powinny:
       1. dbać o bezpieczeństwo własne i innych osób,
       2. stosować się do instrukcji,
       3. zgłaszać zagrożenia,
       4. nie podejmować działań niebezpiecznych,
       5. nie obsługiwać sprzętu bez przeszkolenia,
       6. zgłaszać wypadki, urazy i sytuacje potencjalnie niebezpieczne.

§ 17. Wypadki i sytuacje nagłe
1. Każdy wypadek, uraz lub sytuacja potencjalnie niebezpieczna powinny zostać niezwłocznie zgłoszone osobie odpowiedzialnej albo Zarządowi.
2. W razie bezpośredniego zagrożenia życia lub zdrowia należy wezwać pomoc, w szczególności pod numerem 112.
3. Po zdarzeniu należy sporządzić notatkę zawierającą:
       1. datę,
       2. miejsce,
       3. opis zdarzenia,
       4. osoby uczestniczące,
       5. podjęte działania,
       6. świadków,
       7. dalsze zalecenia.

Rozdział VII
Komunikacja wewnętrzna

§ 18. Zasady komunikacji
1. Komunikacja w Spółce powinna być rzeczowa, spokojna, terminowa i zrozumiała.
2. W komunikacji należy:
       1. jasno wskazywać temat,
       2. pisać konkretnie,
       3. wskazywać termin odpowiedzi, jeżeli sprawa jest pilna,
       4. potwierdzać ważne ustalenia,
       5. unikać wieloznacznych poleceń,
       6. oddzielać fakty od opinii,
       7. nie używać języka obraźliwego, poniżającego lub agresywnego.
3. W sprawach istotnych dla projektów i rozliczeń komunikacja ustna powinna być potwierdzona mailowo albo notatką.

§ 19. Spotkania
1. Spotkania powinny mieć określony cel.
2. Przy ważniejszych spotkaniach należy sporządzić krótką notatkę zawierającą:
       1. datę,
       2. uczestników,
       3. temat,
       4. ustalenia,
       5. zadania,
       6. osoby odpowiedzialne,
       7. terminy.
3. Spotkania z administracją publiczną, grantodawcami, sponsorami, szkołami, uczelniami lub partnerami strategicznymi powinny być dokumentowane szczególnie starannie.

Rozdział VIII
Dokumentowanie pracy

§ 20. Dokumentacja zadań
1. Praca na rzecz Spółki powinna być dokumentowana odpowiednio do rodzaju zadania.
2. Dokumentacją pracy może być w szczególności:
       1. karta czasu pracy,
       2. raport miesięczny,
       3. lista obecności,
       4. protokół odbioru,
       5. dziennik praktyk,
       6. raport z wydarzenia,
       7. dokumentacja zdjęciowa,
       8. plik roboczy,
       9. publikacja,
     10. analiza,
     11. materiał edukacyjny,
     12. korespondencja,
     13. notatka służbowa,
     14. zestawienie zadań.
3. Dokumentowanie pracy jest szczególnie ważne przy działaniach finansowanych z dotacji, grantów, środków publicznych, sponsoringu albo umów biznesowych.

§ 21. Zakaz dokumentacji pozornej
1. Zabrania się tworzenia dokumentacji niezgodnej z rzeczywistością.
2. Niedopuszczalne jest w szczególności:
       1. potwierdzanie nieodbytych spotkań,
       2. podpisywanie list obecności za inne osoby,
       3. wykazywanie fikcyjnych godzin,
       4. opisywanie niewykonanych zadań jako wykonanych,
       5. antydatowanie dokumentów,
       6. tworzenie pozornych raportów,
       7. dokumentowanie kosztów niezwiązanych z projektem,
       8. dopisywanie rezultatów, których nie osiągnięto.

Rozdział IX
Reprezentowanie Spółki

§ 22. Zasady reprezentacji
1. Spółkę reprezentują osoby uprawnione zgodnie z KRS, umową Spółki, uchwałą Zarządu albo pełnomocnictwem.
2. Osoba nieupoważniona nie może:
       1. podpisywać umów,
       2. składać oświadczeń w imieniu Spółki,
       3. zaciągać zobowiązań,
       4. przyjmować środków,
       5. potwierdzać zobowiązań finansowych,
       6. występować wobec administracji jako przedstawiciel Spółki,
       7. używać logo Spółki w sposób sugerujący formalną reprezentację.
3. Osoba prowadząca rozmowy robocze z partnerem powinna jasno wskazać, czy działa jako osoba kontaktowa, koordynator, wykonawca, wolontariusz czy osoba uprawniona do reprezentacji.

§ 23. Kontakty zewnętrzne
1. Kontakty z partnerami zewnętrznymi powinny być prowadzone profesjonalnie i zgodnie z interesem Spółki.
2. Dotyczy to kontaktów z:
       1. administracją publiczną,
       2. organami państwa,
       3. szkołami,
       4. uczelniami,
       5. sponsorami,
       6. wykonawcami,
       7. mediami,
       8. organizacjami społecznymi,
       9. uczestnikami projektów,
     10. wolontariuszami.
3. Informacje przekazywane na zewnątrz muszą być prawdziwe, sprawdzone i zgodne z zakresem upoważnienia danej osoby.

Rozdział X
Ochrona danych osobowych i poufności

§ 24. Dane osobowe
1. Każda osoba mająca dostęp do danych osobowych przetwarza je wyłącznie w zakresie powierzonych zadań.
2. Spółka stosuje zasady wynikające z RODO oraz własnych Standardów ochrony danych osobowych i tajemnicy przedsiębiorstwa.
3. Urząd Ochrony Danych Osobowych wskazuje, że pracodawcy powinni przetwarzać dane kandydatów i pracowników zgodnie z RODO, z poszanowaniem zasad niezbędności i legalności.
4. Zabrania się:
       1. kopiowania danych bez potrzeby,
       2. przesyłania danych osobom nieuprawnionym,
       3. publikowania danych bez podstawy prawnej,
       4. używania danych uczestników do celów prywatnych,
       5. przechowywania danych na prywatnych nośnikach bez zgody,
       6. udostępniania haseł i loginów.

§ 25. Tajemnica przedsiębiorstwa i informacje poufne
1. Osoby działające na rzecz Spółki są zobowiązane do zachowania poufności.
2. Informacjami poufnymi są w szczególności:
       1. strategie,
       2. budżety,
       3. oferty,
       4. projekty umów,
       5. dane uczestników,
       6. dane partnerów,
       7. dane sponsorów,
       8. dokumentacja grantowa,
       9. dokumentacja księgowa,
     10. dane dostępowe,
     11. know-how organizacyjne,
     12. korespondencja wewnętrzna.
3. Obowiązek poufności trwa także po zakończeniu współpracy.

Rozdział XI
Sprzęt, narzędzia i majątek Spółki

§ 26. Korzystanie ze sprzętu
1. Sprzęt, narzędzia, oprogramowanie, materiały i dokumenty Spółki mogą być wykorzystywane wyłącznie do celów związanych z działalnością Spółki.
2. Osoba, której powierzono sprzęt, odpowiada za jego należyte użytkowanie i ochronę.
3. Zabrania się:
       1. używania sprzętu Spółki do celów prywatnych bez zgody,
       2. instalowania nieautoryzowanego oprogramowania,
       3. udostępniania sprzętu osobom trzecim,
       4. przechowywania na sprzęcie treści nielegalnych,
       5. obchodzenia zabezpieczeń,
       6. usuwania danych projektowych bez zgody.

§ 27. Zdanie sprzętu i dokumentów
1. Po zakończeniu pracy, projektu, praktyki, stażu, wolontariatu lub współpracy osoba zaangażowana zwraca:
       1. sprzęt,
       2. dokumenty,
       3. nośniki,
       4. identyfikatory,
       5. materiały,
       6. dane dostępowe,
       7. inne zasoby Spółki.
2. Dostępy do kont, folderów, poczty, systemów i komunikatorów powinny zostać odebrane po zakończeniu współpracy.

Rozdział XII
Kultura pracy i relacje w zespole

§ 28. Szacunek i współpraca
1. Spółka oczekuje, że każda osoba będzie traktować innych z szacunkiem.
2. Niedopuszczalne są:
       1. poniżanie,
       2. wyśmiewanie,
       3. obrażanie,
       4. zastraszanie,
       5. grożenie,
       6. upokarzanie,
       7. izolowanie,
       8. nękanie,
       9. zachowania dyskryminacyjne,
     10. zachowania seksualizujące,
     11. odwet za zgłoszenie problemu.
3. Dotyczy to zarówno relacji wewnętrznych, jak i kontaktów z uczestnikami, wolontariuszami, partnerami, wykonawcami i odbiorcami działań.

§ 29. Równe traktowanie
1. Spółka stosuje zasadę równego traktowania.
2. Kodeks pracy przewiduje zasadę równego traktowania w zatrudnieniu, a postanowienia regulaminów i statutów naruszające tę zasadę nie obowiązują.
3. Decyzje dotyczące pracy, zadań, wynagrodzeń, awansu, dostępu do informacji, udziału w projektach i zakończenia współpracy powinny opierać się na obiektywnych kryteriach.

§ 30. Przeciwdziałanie mobbingowi i nadużyciom
1. Spółka nie akceptuje mobbingu, nękania, zastraszania, poniżania ani długotrwałego izolowania.
2. Kodeks pracy nakłada na pracodawcę obowiązek przeciwdziałania mobbingowi.
3. Każda osoba, która doświadcza nieprawidłowości albo jest ich świadkiem, może zgłosić sprawę Zarządowi, osobie odpowiedzialnej za projekt albo innej osobie wskazanej w Spółce.
4. Zgłoszenie powinno zostać rozpatrzone spokojnie, bez odwetu i z poszanowaniem poufności.

Rozdział XIII
Dostępność i szczególne potrzeby

§ 31. Dostępność pracy
1. Spółka dąży do organizowania pracy w sposób dostępny dla osób ze szczególnymi potrzebami.
2. Ustawa o zapewnianiu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami dotyczy przede wszystkim podmiotów publicznych, ale jej standardy mogą być dobrym punktem odniesienia dla Spółki, zwłaszcza przy działaniach finansowanych ze środków publicznych albo kierowanych do szerokiego grona odbiorców.
3. W miarę możliwości Spółka stosuje racjonalne usprawnienia, takie jak:
       1. elastyczna forma kontaktu,
       2. praca zdalna lub hybrydowa,
       3. dostosowanie godzin,
       4. dostępne dokumenty,
       5. prosty język instrukcji,
       6. dodatkowe wyjaśnienia,
       7. dostosowanie miejsca spotkania,
       8. wsparcie organizacyjne.

Rozdział XIV
Konflikt interesów

§ 32. Obowiązek ujawnienia konfliktu interesów
1. Osoba działająca na rzecz Spółki powinna ujawnić konflikt interesów, jeżeli jej interes osobisty, rodzinny, zawodowy, finansowy lub organizacyjny może wpływać na decyzję albo sposób wykonywania zadań.
2. Konflikt interesów może dotyczyć w szczególności:
       1. wyboru wykonawcy,
       2. ustalenia wynagrodzenia,
       3. przyjęcia sponsora,
       4. podpisania umowy,
       5. rozliczenia projektu,
       6. rekomendowania osoby do współpracy,
       7. dostępu do informacji poufnych,
       8. oceny pracy osoby bliskiej.
3. Osoba objęta konfliktem interesów powinna powstrzymać się od podejmowania decyzji w danej sprawie do czasu rozstrzygnięcia przez Zarząd.

Rozdział XV
Zgłaszanie nieprawidłowości

§ 33. Zasada zgłaszania
1. Każda osoba działająca na rzecz Spółki może zgłosić problem, naruszenie, ryzyko albo nieprawidłowość.
2. Zgłoszenie może dotyczyć w szczególności:
       1. naruszenia prawa,
       2. nadużycia finansowego,
       3. fikcyjnej dokumentacji,
       4. naruszenia ochrony danych,
       5. naruszenia poufności,
       6. zagrożenia dzieci,
       7. mobbingu,
       8. dyskryminacji,
       9. konfliktu interesów,
     10. nieprawidłowego rozliczenia dotacji,
     11. naruszenia zasad BHP,
     12. działań na szkodę Spółki.
3. Ustawa o ochronie sygnalistów obowiązuje od 25 września 2024 r. i ma na celu ochronę osób zgłaszających naruszenia prawa przed działaniami odwetowymi.
4. Jeżeli Spółka będzie zobowiązana do wdrożenia formalnej procedury zgłoszeń wewnętrznych, Zarząd przyjmie odrębny dokument w tym zakresie.

Rozdział XVI
Praca przy projektach finansowanych ze środków publicznych, grantowych i sponsorskich

§ 34. Zgodność z projektem
1. Praca finansowana z dotacji, grantu, środków publicznych, sponsoringu albo umowy biznesowej musi być zgodna z dokumentacją finansowania.
2. Oznacza to zgodność z:
       1. wnioskiem,
       2. umową,
       3. budżetem,
       4. harmonogramem,
       5. kosztorysem,
       6. regulaminem,
       7. zasadami kwalifikowalności,
       8. decyzjami i zgodami grantodawcy.
3. Nie wolno finansować z projektu pracy, która nie jest związana z projektem.

§ 35. Rozliczanie pracy projektowej
1. Praca projektowa powinna być udokumentowana w sposób pozwalający wykazać jej rzeczywiste wykonanie.
2. Dokumentacja może obejmować:
       1. kartę czasu pracy,
       2. raport,
       3. listę obecności,
       4. program wydarzenia,
       5. materiały,
       6. zdjęcia,
       7. protokół odbioru,
       8. korespondencję,
       9. pliki robocze,
     10. sprawozdanie.
3. Ta sama praca nie może być finansowana podwójnie z dwóch różnych źródeł.

Rozdział XVII
Media społecznościowe i wypowiedzi publiczne

§ 36. Zasady wypowiedzi publicznych
1. Wypowiedzi w imieniu Spółki mogą składać wyłącznie osoby upoważnione.
2. Osoby działające na rzecz Spółki powinny odróżniać wypowiedzi prywatne od wypowiedzi służbowych.
3. Nie wolno publikować w imieniu Spółki:
       1. informacji nieprawdziwych,
       2. informacji poufnych,
       3. danych osobowych,
       4. dokumentów wewnętrznych,
       5. zdjęć dzieci bez wymaganych zgód,
       6. treści naruszających dobra osobiste,
       7. treści sprzecznych z prawem,
       8. treści mogących bezpodstawnie naruszyć dobre imię Spółki lub partnerów.

§ 37. Publikacje z wydarzeń
1. Przed publikacją materiałów z wydarzeń należy sprawdzić:
       1. czy można opublikować wizerunek osób,
       2. czy nie widać danych osobowych,
       3. czy nie ujawniono dokumentów,
       4. czy nie naruszono zasad ochrony małoletnich,
       5. czy partnerzy wyrazili zgodę na użycie logo,
       6. czy opis wydarzenia jest zgodny z rzeczywistym przebiegiem.

Rozdział XVIII
Zakończenie pracy lub współpracy

§ 38. Zakończenie zwykłe
1. Po zakończeniu pracy, projektu albo współpracy należy:
       1. zakończyć zadania,
       2. przekazać dokumenty,
       3. rozliczyć godziny lub rezultaty,
       4. zwrócić sprzęt,
       5. odebrać dostępy,
       6. uporządkować pliki,
       7. przekazać informacje następcy, jeżeli dotyczy,
       8. zarchiwizować dokumentację.
2. Zakończenie współpracy nie znosi obowiązku zachowania poufności.

§ 39. Zakończenie nadzwyczajne
1. Spółka może zakończyć współpracę przed terminem, jeżeli osoba:
       1. rażąco narusza standardy,
       2. narusza poufność,
       3. narusza ochronę danych osobowych,
       4. działa na szkodę Spółki,
       5. fałszuje dokumentację,
       6. narusza zasady ochrony małoletnich,
       7. nie wykonuje zadań,
       8. nie rozlicza powierzonych środków lub sprzętu,
       9. dopuszcza się przemocy, dyskryminacji albo mobbingu,
     10. naraża Spółkę na istotne ryzyko prawne, finansowe lub reputacyjne.
2. Zakończenie współpracy powinno być udokumentowane.

Rozdział XIX
Rejestry i dokumentacja

§ 40. Rejestr osób zaangażowanych
1. Spółka może prowadzić rejestr osób wykonujących pracę lub zadania na jej rzecz.
2. Rejestr może zawierać:
       1. imię i nazwisko,
       2. podstawę współpracy,
       3. zakres zadań,
       4. datę rozpoczęcia,
       5. datę zakończenia,
       6. osobę odpowiedzialną,
       7. źródło finansowania,
       8. informacje o upoważnieniach,
       9. informacje o zwrocie sprzętu,
     10. status rozliczenia.
3. Rejestr należy prowadzić zgodnie z zasadami ochrony danych osobowych.

§ 41. Archiwizacja dokumentów pracy
1. Dokumenty dotyczące pracy, współpracy, projektów i rozliczeń przechowuje się zgodnie z przepisami prawa, umowami, zasadami rachunkowości i wymaganiami grantodawców.
2. Dokumentacja może obejmować:
       1. umowy,
       2. zakresy zadań,
       3. karty czasu pracy,
       4. raporty,
       5. listy obecności,
       6. protokoły odbioru,
       7. rachunki i faktury,
       8. zgody,
       9. upoważnienia,
     10. oświadczenia o poufności,
     11. korespondencję,
     12. dokumentację projektową,
     13. notatki z incydentów.

Rozdział XX
Monitoring i aktualizacja Standardów

§ 42. Przegląd Standardów
1. Zarząd dokonuje przeglądu Standardów co najmniej raz w roku.
2. Przegląd obejmuje:
       1. analizę organizacji pracy,
       2. analizę problemów zgłaszanych przez zespół,
       3. analizę dokumentowania pracy,
       4. analizę ryzyk projektowych,
       5. analizę zasad pracy zdalnej,
       6. analizę bezpieczeństwa danych,
       7. analizę konfliktów interesów,
       8. analizę naruszeń i incydentów,
       9. ocenę zgodności z aktualnymi przepisami.
3. Aktualizacji Standardów dokonuje Zarząd Spółki.

Rozdział XXI
Postanowienia końcowe

§ 43. Wejście w życie
1. Standardy wchodzą w życie z dniem przyjęcia przez Zarząd Spółki.
2. Standardy stosuje się do wszystkich nowych działań, projektów, umów i form współpracy.
3. Do działań już rozpoczętych Standardy stosuje się odpowiednio, w zakresie możliwym organizacyjnie i prawnym.