STANDARDY STAŻY I PRAKTYK
w Korporacja WAM Spółka NON for PROFIT Sp. z o.o.

Rozdział I
Postanowienia ogólne

§ 1. Cel Standardów
1. Niniejsze Standardy określają zasady organizacji, prowadzenia, dokumentowania i rozliczania staży oraz praktyk w Korporacja WAM Spółka NON for PROFIT Sp. z o.o., dalej jako „Spółka”.
2. Celem Standardów jest zapewnienie, aby każda praktyka i każdy staż w Spółce były prowadzone w sposób:
       1. zgodny z prawem,
       2. przejrzysty,
       3. bezpieczny,
       4. edukacyjny,
       5. niedyskryminujący,
       6. zgodny z charakterem Spółki jako podmiotu non profit,
       7. nienaruszający praw praktykantów, stażystów, wolontariuszy, uczestników projektów i partnerów Spółki,
       8. zgodny ze standardami ochrony danych osobowych, tajemnicy przedsiębiorstwa, ochrony małoletnich, dostępności oraz przeciwdziałania praniu pieniędzy i obchodzeniu sankcji.
3. Standardy stosuje się do wszystkich form współpracy edukacyjnej, zawodowej, społecznej i przygotowawczej, w których dana osoba zdobywa doświadczenie, uczy się, obserwuje pracę Spółki albo wykonuje zadania pod opieką osoby wyznaczonej przez Spółkę.

§ 2. Zakres zastosowania
1. Standardy mają zastosowanie do:
       1. praktyk studenckich,
       2. praktyk uczniowskich,
       3. praktycznej nauki zawodu,
       4. praktyk absolwenckich,
       5. staży zawodowych,
       6. staży projektowych,
       7. staży finansowanych ze środków publicznych,
       8. staży finansowanych ze środków prywatnych lub grantowych,
       9. wolontariatu o charakterze edukacyjnym lub przygotowującym do pracy,
     10. wizyt studyjnych i krótkich form obserwacyjnych,
     11. innych form zdobywania doświadczenia w działaniach Spółki.
2. Standardy stosuje się odpowiednio także do osób kierowanych do Spółki przez szkoły, uczelnie, urzędy pracy, organizacje społeczne, instytucje publiczne, programy grantowe lub partnerów projektowych.

§ 3. Zasada nadrzędna
1. Staż lub praktyka w Spółce nie mogą być fikcyjne.
2. Stażysta lub praktykant powinien realnie zdobywać wiedzę, kompetencje i doświadczenie.
3. Spółka nie wykorzystuje praktyk i staży do zastępowania etatowej pracy, obchodzenia przepisów prawa pracy, pozornego wykazywania wkładu osobowego w projektach ani tworzenia dokumentacji niezgodnej ze stanem faktycznym.
4. Każda praktyka i każdy staż muszą mieć:
       1. podstawę formalną,
       2. określony cel,
       3. opiekuna,
       4. zakres zadań,
       5. czas trwania,
       6. zasady bezpieczeństwa,
       7. dokumentację przebiegu,
       8. sposób zakończenia i potwierdzenia udziału.

Rozdział II
Definicje

§ 4. Praktykant
1. Praktykantem jest osoba odbywająca praktykę w Spółce w celu zdobycia wiedzy, doświadczenia lub umiejętności praktycznych.
2. Praktykantem może być w szczególności:
       1. uczeń,
       2. student,
       3. absolwent,
       4. osoba skierowana przez uczelnię,
       5. osoba skierowana przez szkołę,
       6. osoba przyjmowana na podstawie umowy o praktykę absolwencką,
       7. osoba odbywająca praktykę w ramach projektu,
       8. osoba uczestnicząca w programie edukacyjnym Spółki.

§ 5. Stażysta
1. Stażystą jest osoba odbywająca staż w Spółce w celu zdobycia doświadczenia zawodowego, społecznego, organizacyjnego, projektowego, technicznego, promocyjnego, administracyjnego lub eksperckiego.
2. Staż może mieć charakter:
       1. odpłatny,
       2. nieodpłatny,
       3. projektowy,
       4. zawodowy,
       5. społeczny,
       6. edukacyjny,
       7. finansowany ze środków publicznych,
       8. finansowany przez partnera,
       9. wolontariacki.
3. Jeżeli staż ma charakter wolontariatu, stosuje się przepisy i standardy dotyczące wolontariatu.

§ 6. Opiekun stażu lub praktyki
1. Opiekunem jest osoba wyznaczona przez Spółkę do nadzoru nad praktykantem lub stażystą.
2. Opiekun odpowiada za:
       1. wprowadzenie osoby do zadań,
       2. wyjaśnienie zasad bezpieczeństwa,
       3. przydzielanie zadań,
       4. bieżący kontakt,
       5. kontrolę jakości wykonywanych czynności,
       6. reagowanie na problemy,
       7. potwierdzanie przebiegu praktyki lub stażu,
       8. przygotowanie opinii albo zaświadczenia, jeżeli jest wymagane.
3. Opiekun nie może powierzać praktykantowi lub stażyście zadań, do których nie został przygotowany.

Rozdział III
Rodzaje praktyk i staży

§ 7. Praktyki studenckie
1. Praktyki studenckie odbywają się na podstawie skierowania, porozumienia lub umowy zawartej z uczelnią albo na podstawie dokumentów wymaganych przez uczelnię.
2. Przed przyjęciem studenta na praktykę należy ustalić:
       1. nazwę uczelni,
       2. kierunek studiów,
       3. wymagany wymiar praktyki,
       4. program praktyki,
       5. efekty uczenia się,
       6. wymagania dotyczące dokumentacji,
       7. osobę kontaktową po stronie uczelni,
       8. sposób zaliczenia praktyki,
       9. zasady ubezpieczenia,
     10. zasady przetwarzania danych.
3. Praktyka studencka powinna być zgodna z programem studiów i nie może polegać wyłącznie na prostych czynnościach technicznych, jeżeli nie służą one osiągnięciu zakładanych efektów uczenia się.
4. W przypadku studentów kierunków związanych z administracją, zarządzaniem, mediami, prawem, edukacją, kulturą, technologiami, komunikacją społeczną lub organizacją projektów praktyka może obejmować w szczególności:
       1. udział w przygotowywaniu projektów,
       2. analizę dokumentów,
       3. przygotowanie materiałów promocyjnych,
       4. wsparcie organizacji wydarzeń,
       5. obsługę dokumentacji projektowej,
       6. działania komunikacyjne,
       7. pracę przy mediach społecznościowych,
       8. wsparcie administracyjne,
       9. przygotowanie prostych opracowań,
     10. udział w działaniach edukacyjnych pod nadzorem opiekuna.

§ 8. Praktyki uczniowskie i praktyczna nauka zawodu
1. Praktyki uczniowskie i praktyczna nauka zawodu mogą być organizowane wyłącznie w porozumieniu ze szkołą, placówką lub innym uprawnionym podmiotem.
2. Spółka przyjmuje ucznia na praktykę tylko wtedy, gdy możliwe jest zapewnienie mu bezpiecznych warunków, opiekuna i zadań dostosowanych do wieku, poziomu rozwoju oraz programu praktyki.
3. Przy uczniach małoletnich stosuje się szczególną ostrożność oraz Standardy Ochrony Małoletnich obowiązujące w Spółce.
4. Państwowa Inspekcja Pracy wskazuje, że młodocianym w rozumieniu Kodeksu pracy jest osoba, która ukończyła 15 lat, a nie przekroczyła 18 lat, a pracownicy młodociani są objęci szczególną ochroną.
5. Przed rozpoczęciem praktyki uczniowskiej należy ustalić:
       1. czy uczeń jest pełnoletni,
       2. kto sprawuje opiekę ze strony szkoły,
       3. czy wymagana jest zgoda rodzica lub opiekuna,
       4. jaki jest program praktyki,
       5. jaki jest wymiar godzin,
       6. czy uczeń posiada ubezpieczenie,
       7. jakie czynności może wykonywać,
       8. jakich czynności nie wolno mu powierzać,
       9. czy osoby mające kontakt z uczniem muszą zostać zweryfikowane zgodnie z przepisami o ochronie małoletnich,
     10. jak dokumentowany będzie przebieg praktyki.

§ 9. Praktyki absolwenckie
1. Praktyka absolwencka może być prowadzona na podstawie ustawy o praktykach absolwenckich. Aktualny tekst jednolity tej ustawy został ogłoszony w Dz.U. 2025 poz. 1578 i ma status aktu obowiązującego.
2. Praktyka absolwencka powinna być stosowana wtedy, gdy osoba nie jest kierowana przez szkołę lub uczelnię, ale chce zdobyć praktyczne doświadczenie po ukończeniu szkoły.
3. Przed przyjęciem osoby na praktykę absolwencką należy sprawdzić:
       1. czy osoba spełnia kryteria wieku,
       2. czy posiada wymagane wykształcenie,
       3. czy praktyka będzie odpłatna czy nieodpłatna,
       4. jaki będzie czas trwania praktyki,
       5. czy zawarto umowę w wymaganej formie,
       6. czy zadania nie obejmują prac niebezpiecznych,
       7. czy osoba ma zapewnione bezpieczne warunki wykonywania praktyki.
4. Praktyka absolwencka może być odpłatna lub nieodpłatna, a przy praktyce odpłatnej świadczenie pieniężne nie powinno przekraczać ustawowego limitu powiązanego z minimalnym wynagrodzeniem za pracę.
5. Spółka nie powinna traktować praktyki absolwenckiej jako zwykłego zatrudnienia ani jako sposobu zastąpienia pracownika.

§ 10. Staże zawodowe i projektowe
1. Staż zawodowy lub projektowy może być organizowany:
       1. w ramach projektu finansowanego ze środków publicznych,
       2. w ramach projektu grantowego,
       3. we współpracy z urzędem pracy,
       4. we współpracy z organizacją społeczną,
       5. jako wewnętrzny program rozwoju kompetencji,
       6. jako przygotowanie do przyszłej współpracy ze Spółką.
2. Przed rozpoczęciem stażu należy ustalić:
       1. podstawę formalną,
       2. źródło finansowania,
       3. czy staż jest odpłatny,
       4. kto wypłaca świadczenie, jeżeli jest przewidziane,
       5. czy powstają obowiązki podatkowe, ubezpieczeniowe lub sprawozdawcze,
       6. kto odpowiada za ubezpieczenie,
       7. jaki jest program stażu,
       8. czy stażysta będzie miał dostęp do danych osobowych lub informacji poufnych,
       9. kto potwierdza zakończenie stażu.
3. Staż finansowany z projektu musi być zgodny z regulaminem projektu, budżetem, harmonogramem i umową finansowania.

§ 11. Wolontariat jako forma zdobywania doświadczenia
1. Jeżeli osoba wykonuje świadczenia dobrowolnie, bez wynagrodzenia i w zakresie działalności społecznie użytecznej Spółki, taka współpraca może mieć charakter wolontariatu.
2. Ustawa o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie przewiduje, że świadczenia wolontariusza są wykonywane w zakresie, w sposób i w czasie określonych w porozumieniu z korzystającym, a jeżeli świadczenie trwa dłużej niż 30 dni, porozumienie powinno być sporządzone na piśmie.
3. Korzystający ma obowiązek informować wolontariusza o ryzykach dla zdrowia i bezpieczeństwa, zapewnić bezpieczne i higieniczne warunki wykonywania świadczeń oraz, przy świadczeniach nie dłuższych niż 30 dni, zapewnić ubezpieczenie NNW.
4. Wolontariatu nie należy mylić z praktyką studencką, praktyką uczniowską, praktyką absolwencką ani zatrudnieniem.
5. Jeżeli wolontariat ma być zaliczony przez uczelnię jako praktyka zawodowa, należy uzyskać akceptację uczelni i spełnić jej wymogi dokumentacyjne.

Rozdział IV
Rekrutacja i przyjmowanie praktykantów oraz stażystów

§ 12. Zasady rekrutacji
1. Rekrutacja na praktyki i staże powinna być przejrzysta, równa i niedyskryminująca.
2. Ogłoszenie o praktyce lub stażu powinno określać:
       1. nazwę Spółki,
       2. rodzaj praktyki lub stażu,
       3. obszar zadań,
       4. przewidywany czas trwania,
       5. wymiar godzinowy,
       6. miejsce wykonywania zadań,
       7. możliwość pracy zdalnej lub hybrydowej, jeżeli jest dopuszczona,
       8. wymagane kompetencje,
       9. dokumenty zgłoszeniowe,
     10. informację, czy praktyka lub staż są odpłatne,
     11. dane kontaktowe,
     12. informację o przetwarzaniu danych osobowych.
3. W rekrutacji nie wolno wymagać danych nadmiarowych, w szczególności informacji o stanie zdrowia, sytuacji rodzinnej, poglądach, wyznaniu, orientacji, pochodzeniu lub innych danych wrażliwych, chyba że istnieje wyraźna podstawa prawna i realna potrzeba.

§ 13. Decyzja o przyjęciu
1. Decyzję o przyjęciu praktykanta lub stażysty podejmuje Zarząd albo osoba upoważniona przez Zarząd.
2. Przed przyjęciem należy ocenić:
       1. czy Spółka ma realne zadania dla tej osoby,
       2. czy możliwe jest wyznaczenie opiekuna,
       3. czy Spółka ma czas i zasoby na wdrożenie,
       4. czy osoba będzie miała dostęp do danych osobowych,
       5. czy osoba będzie miała kontakt z małoletnimi,
       6. czy potrzebna jest umowa z uczelnią, szkołą albo inną instytucją,
       7. czy potrzebne jest ubezpieczenie,
       8. czy praktyka albo staż są zgodne z innymi standardami Spółki.
3. Nie przyjmuje się praktykanta lub stażysty, jeżeli Spółka nie może zapewnić mu bezpiecznych i sensownych warunków odbywania praktyki lub stażu.

Rozdział V
Dokumenty wymagane przed rozpoczęciem

§ 14. Dokumenty podstawowe
1. Przed rozpoczęciem praktyki lub stażu należy zgromadzić właściwe dokumenty.
2. W zależności od trybu mogą to być:
       1. skierowanie z uczelni,
       2. porozumienie z uczelnią,
       3. porozumienie ze szkołą,
       4. program praktyki,
       5. umowa o praktykę absolwencką,
       6. umowa stażowa,
       7. porozumienie wolontariackie,
       8. zgoda rodzica lub opiekuna, jeżeli dotyczy,
       9. potwierdzenie ubezpieczenia,
     10. oświadczenie o zapoznaniu się ze Standardami,
     11. oświadczenie o poufności,
     12. upoważnienie do przetwarzania danych, jeżeli osoba ma dostęp do danych,
     13. dokumenty wymagane przez projekt lub grantodawcę.

§ 15. Zakaz rozpoczynania praktyki lub stażu bez dokumentów
1. Praktykant lub stażysta nie powinien rozpoczynać zadań bez ustalenia podstawy formalnej.
2. W szczególności nie wolno dopuścić osoby do:
       1. danych osobowych,
       2. dokumentów księgowych,
       3. dokumentów kadrowych,
       4. korespondencji poufnej,
       5. systemów informatycznych,
       6. pracy z małoletnimi,
       7. reprezentowania Spółki na zewnątrz,
jeżeli nie podpisano wymaganych dokumentów i nie przeprowadzono wdrożenia.

Rozdział VI
Program praktyki lub stażu

§ 16. Obowiązek przygotowania programu
1. Każda praktyka i każdy staż powinny mieć program albo co najmniej opis zadań.
2. Program powinien określać:
       1. cel praktyki lub stażu,
       2. czas trwania,
       3. wymiar godzin,
       4. miejsce wykonywania zadań,
       5. opiekuna,
       6. zakres zadań,
       7. przewidywane efekty uczenia się,
       8. sposób dokumentowania obecności,
       9. sposób dokumentowania wykonanych zadań,
     10. zasady zakończenia i potwierdzenia praktyki lub stażu.
3. Program powinien być dostosowany do wieku, wykształcenia, doświadczenia i celu praktyki lub stażu.

§ 17. Przykładowe obszary praktyk i staży w Spółce
1. Praktyki i staże w Spółce mogą obejmować w szczególności:
       1. administrację organizacyjną,
       2. przygotowywanie dokumentacji projektowej,
       3. wsparcie przy projektach społecznych,
       4. działania edukacyjne,
       5. działania kulturalne,
       6. komunikację społeczną,
       7. media społecznościowe,
       8. promocję,
       9. grafikę i materiały informacyjne,
     10. obsługę wydarzeń,
     11. analizę dokumentów,
     12. przygotowywanie baz wiedzy,
     13. archiwizację dokumentów,
     14. wsparcie techniczne,
     15. podstawowe prace badawcze,
     16. działania związane z dostępnością,
     17. działania związane z wolontariatem,
     18. działania związane ze współpracą z partnerami.
2. Zakres zadań nie może przekraczać kompetencji praktykanta lub stażysty.
3. Zadania powinny mieć charakter edukacyjny albo rozwojowy, a nie wyłącznie odtwórczy.

Rozdział VII
Obowiązki Spółki

§ 18. Obowiązki organizacyjne
1. Spółka zapewnia praktykantowi lub stażyście:
       1. opiekuna,
       2. wprowadzenie do organizacji,
       3. wyjaśnienie zasad wykonywania zadań,
       4. dostęp do niezbędnych materiałów,
       5. informację o bezpieczeństwie,
       6. informację o ochronie danych osobowych,
       7. informację o poufności,
       8. możliwość zadawania pytań,
       9. potwierdzenie odbycia praktyki lub stażu, jeżeli został zrealizowany prawidłowo.
2. Spółka nie powierza zadań niezgodnych z celem praktyki lub stażu.
3. Spółka reaguje na trudności, konflikty, przeciążenie zadaniami, naruszenia granic, dyskryminację, mobbing, molestowanie lub inne nieprawidłowości.

§ 19. Obowiązki informacyjne
1. Przed rozpoczęciem praktyki lub stażu Spółka informuje osobę o:
       1. zakresie zadań,
       2. osobie opiekuna,
       3. godzinach wykonywania zadań,
       4. zasadach obecności,
       5. sposobie usprawiedliwiania nieobecności,
       6. zasadach bezpieczeństwa,
       7. zasadach korzystania ze sprzętu,
       8. zasadach kontaktu z uczestnikami projektów,
       9. zakazie samodzielnego reprezentowania Spółki bez zgody,
     10. obowiązku poufności,
     11. zasadach ochrony danych osobowych,
     12. zasadach zakończenia współpracy.

Rozdział VIII
Obowiązki praktykanta lub stażysty

§ 20. Obowiązki podstawowe
1. Praktykant lub stażysta jest zobowiązany do:
       1. wykonywania zadań zgodnie z programem i poleceniami opiekuna,
       2. punktualności,
       3. rzetelności,
       4. zachowania poufności,
       5. ochrony danych osobowych,
       6. dbania o powierzone materiały i sprzęt,
       7. przestrzegania standardów Spółki,
       8. informowania o problemach,
       9. zgłaszania nieobecności,
     10. niewykorzystywania informacji Spółki do celów prywatnych,
     11. niepublikowania informacji o działaniach Spółki bez zgody,
     12. zachowania szacunku wobec uczestników, partnerów i zespołu.

§ 21. Zakazy
1. Praktykantowi lub stażyście zabrania się:
       1. udostępniania dokumentów Spółki osobom trzecim,
       2. kopiowania baz danych bez zgody,
       3. wynoszenia dokumentów bez zgody,
       4. publikowania zdjęć z wydarzeń bez zgody,
       5. kontaktowania się z uczestnikami projektu poza zakresem zadań,
       6. samodzielnego składania oświadczeń w imieniu Spółki,
       7. podpisywania dokumentów w imieniu Spółki,
       8. przyjmowania pieniędzy lub rzeczy w imieniu Spółki bez upoważnienia,
       9. używania logo Spółki bez zgody,
     10. uzyskiwania dostępu do systemów, do których nie został upoważniony,
     11. wykonywania zadań pod wpływem alkoholu, narkotyków lub innych środków odurzających,
     12. podejmowania działań naruszających dobro małoletnich, uczestników projektów lub dobre imię Spółki.

Rozdział IX
Bezpieczeństwo, BHP i dostępność

§ 22. Bezpieczeństwo
1. Spółka zapewnia praktykantom i stażystom bezpieczne warunki wykonywania zadań.
2. Przed rozpoczęciem zadań należy wyjaśnić:
       1. zasady poruszania się po miejscu wykonywania praktyki lub stażu,
       2. zasady korzystania ze sprzętu,
       3. zasady reagowania na wypadek,
       4. zasady zgłaszania zagrożeń,
       5. zasady ewakuacji, jeżeli dotyczy,
       6. zasady pracy przy komputerze,
       7. zasady pracy z dokumentami,
       8. zasady pracy podczas wydarzeń.
3. Praktykantowi lub stażyście nie wolno powierzać prac szczególnie niebezpiecznych ani zadań, które przekraczają jego przygotowanie.

§ 23. Dostępność i szczególne potrzeby
1. Spółka przyjmuje praktykantów i stażystów z poszanowaniem zasad dostępności oraz równego traktowania.
2. Osoba przyjmowana na praktykę lub staż może zgłosić szczególne potrzeby organizacyjne, zdrowotne, komunikacyjne lub techniczne.
3. Spółka, w miarę możliwości organizacyjnych i finansowych, stosuje racjonalne usprawnienia, w szczególności:
       1. elastyczne godziny,
       2. pracę zdalną lub hybrydową,
       3. dostępne dokumenty,
       4. prosty język instrukcji,
       5. dodatkowe wyjaśnienia,
       6. zmianę miejsca wykonywania zadań,
       7. dostosowanie tempa wdrożenia.

Rozdział X
Ochrona małoletnich

§ 24. Praktykanci i stażyści małoletni
1. Jeżeli praktykant lub stażysta jest osobą małoletnią, Spółka stosuje Standardy Ochrony Małoletnich.
2. Przed przyjęciem osoby małoletniej należy ustalić:
       1. wiek osoby,
       2. podstawę odbywania praktyki lub stażu,
       3. zgodę rodzica lub opiekuna, jeżeli jest wymagana,
       4. osobę odpowiedzialną za kontakt z rodzicem, szkołą lub instytucją kierującą,
       5. zasady odbioru lub samodzielnego opuszczania miejsca praktyki, jeżeli dotyczy,
       6. zakres zadań dostosowany do wieku,
       7. zakaz powierzania zadań ryzykownych,
       8. zasady dokumentowania obecności.
3. Małoletni praktykant lub stażysta nie może być pozostawiany bez nadzoru w sytuacji, która mogłaby naruszać jego bezpieczeństwo.

§ 25. Praktyki i staże obejmujące kontakt z dziećmi
1. Jeżeli praktykant lub stażysta ma wykonywać działania z udziałem dzieci lub młodzieży, przed dopuszczeniem go do takich działań należy zastosować procedury wynikające ze Standardów Ochrony Małoletnich oraz przepisów prawa.
2. Osoba taka powinna zostać zapoznana z zasadami:
       1. bezpiecznej komunikacji z dziećmi,
       2. zakazu kontaktów prywatnych poza projektem,
       3. ochrony wizerunku dzieci,
       4. reagowania na krzywdzenie,
       5. zgłaszania incydentów,
       6. dokumentowania zdarzeń.
3. Praktykant lub stażysta nie powinien samodzielnie prowadzić zajęć z małoletnimi bez nadzoru osoby upoważnionej przez Spółkę.

Rozdział XI
Ochrona danych osobowych i tajemnicy przedsiębiorstwa

§ 26. Dane osobowe
1. Praktykant lub stażysta może uzyskać dostęp do danych osobowych tylko wtedy, gdy jest to niezbędne do wykonania powierzonych zadań.
2. Przed dopuszczeniem do danych należy:
       1. wyjaśnić zasady RODO,
       2. nadać upoważnienie, jeżeli jest wymagane,
       3. zobowiązać osobę do poufności,
       4. ograniczyć zakres dostępu do minimum,
       5. poinformować o odpowiedzialności za naruszenie danych.
3. Praktykant lub stażysta nie może samodzielnie tworzyć, kopiować, przenosić ani przesyłać baz danych bez zgody opiekuna.

§ 27. Tajemnica przedsiębiorstwa i informacje poufne
1. Praktykant lub stażysta może mieć dostęp wyłącznie do tych informacji poufnych, które są niezbędne do realizacji programu praktyki lub stażu.
2. Informacjami poufnymi są w szczególności:
       1. projekty umów,
       2. budżety,
       3. strategie,
       4. dokumentacja grantowa,
       5. dane kontrahentów,
       6. dane sponsorów,
       7. dane uczestników,
       8. korespondencja wewnętrzna,
       9. dokumentacja księgowa,
     10. dane dostępowe,
     11. nieopublikowane materiały projektowe.
3. Obowiązek poufności trwa również po zakończeniu praktyki lub stażu.

Rozdział XII
Praca zdalna, hybrydowa i narzędzia cyfrowe

§ 28. Praca zdalna
1. Praktyka lub staż mogą odbywać się zdalnie albo hybrydowo, jeżeli pozwala na to charakter zadań oraz dokumenty uczelni, szkoły, programu lub umowy.
2. Przy pracy zdalnej należy ustalić:
       1. godziny dostępności,
       2. kanały komunikacji,
       3. sposób przekazywania zadań,
       4. sposób potwierdzania obecności,
       5. sposób przekazywania dokumentów,
       6. zasady bezpieczeństwa danych,
       7. zasady korzystania z prywatnego sprzętu.
3. Praktykant lub stażysta nie powinien przechowywać poufnych dokumentów Spółki na prywatnych urządzeniach bez zgody opiekuna.

§ 29. Konta, hasła i systemy
1. Dostęp do systemów Spółki nadaje się wyłącznie wtedy, gdy jest to konieczne.
2. Dostęp powinien być:
       1. indywidualny,
       2. ograniczony do potrzebnych zasobów,
       3. czasowy,
       4. odebrany po zakończeniu praktyki lub stażu.
       3. Zabrania się udostępniania haseł, loginów, kodów dostępu i plików z danymi osobom nieuprawnionym.

Rozdział XIII
Czas trwania, obecność i dokumentacja przebiegu

§ 30. Czas trwania
1. Czas trwania praktyki lub stażu wynika z:
       1. umowy,
       2. porozumienia z uczelnią,
       3. porozumienia ze szkołą,
       4. regulaminu projektu,
       5. programu stażowego,
       6. ustawy,
       7. decyzji Zarządu.
2. Czas trwania powinien być realny i dostosowany do zakresu zadań.
3. Praktyka lub staż nie powinny być przedłużane automatycznie bez oceny, czy dalsza współpraca ma podstawę formalną i rzeczywisty sens.

§ 31. Obecność
1. Obecność praktykanta lub stażysty powinna być dokumentowana.
2. Dokumentowanie obecności może odbywać się przez:
       1. listę obecności,
       2. kartę godzin,
       3. dziennik praktyk,
       4. raport tygodniowy,
       5. potwierdzenia mailowe,
       6. system projektowy,
       7. dokument uczelni lub szkoły.
3. Nie wolno potwierdzać obecności lub godzin, które faktycznie nie zostały zrealizowane.

§ 32. Dziennik praktyki lub stażu
1. Dla praktyki lub stażu można prowadzić dziennik.
2. Dziennik powinien zawierać:
       1. datę,
       2. liczbę godzin,
       3. opis wykonanych zadań,
       4. podpis praktykanta lub stażysty,
       5. potwierdzenie opiekuna,
       6. uwagi dotyczące przebiegu.
3. Jeżeli uczelnia lub szkoła posiada własny wzór dziennika, można stosować wzór tej instytucji.

Rozdział XIV
Wynagrodzenie, świadczenia i koszty

§ 33. Zasady ogólne
1. Praktyka lub staż mogą być odpłatne albo nieodpłatne, jeżeli pozwala na to właściwa podstawa prawna, umowa lub regulamin programu.
2. Informacja o odpłatności albo nieodpłatności powinna być jasna przed rozpoczęciem praktyki lub stażu.
3. Spółka nie obiecuje wynagrodzenia, zwrotu kosztów ani zatrudnienia, jeżeli nie wynika to z dokumentów.
4. Jeżeli praktyka lub staż są odpłatne, należy ustalić skutki podatkowe, ubezpieczeniowe i księgowe przed podpisaniem dokumentów.

§ 34. Zwrot kosztów
1. Zwrot kosztów jest dopuszczalny tylko wtedy, gdy został wcześniej uzgodniony.
2. Zwrot kosztów może obejmować w szczególności:
       1. przejazdy,
       2. materiały,
       3. koszty udziału w wydarzeniu,
       4. inne wydatki bezpośrednio związane z praktyką lub stażem.
3. Zwrot kosztów wymaga dokumentów potwierdzających wydatek, chyba że regulamin programu przewiduje inną formę rozliczenia.
4. Nie zwraca się kosztów prywatnych, nieuzasadnionych ani poniesionych bez zgody.

Rozdział XV
Zakończenie praktyki lub stażu

§ 35. Zakończenie zwykłe
1. Po zakończeniu praktyki lub stażu opiekun:
       1. sprawdza kompletność dokumentacji,
       2. potwierdza liczbę godzin,
       3. ocenia wykonane zadania,
       4. przygotowuje opinię lub zaświadczenie, jeżeli jest wymagane,
       5. odbiera sprzęt i dokumenty,
       6. informuje o zakończeniu dostępu do systemów,
       7. przekazuje dokumenty do archiwizacji.
2. Praktykant lub stażysta powinien zwrócić wszystkie materiały, dokumenty, nośniki, sprzęt i dane dostępowe.
3. Po zakończeniu praktyki lub stażu należy odebrać dostęp do poczty, dysków, systemów, komunikatorów i folderów projektowych.

§ 36. Zakończenie wcześniejsze
1. Praktyka lub staż mogą zostać zakończone wcześniej, jeżeli:
       1. osoba nie realizuje programu,
       2. osoba narusza zasady poufności,
       3. osoba narusza ochronę danych osobowych,
       4. osoba narusza Standardy Ochrony Małoletnich,
       5. osoba działa na szkodę Spółki,
       6. osoba nie stawia się bez usprawiedliwienia,
       7. Spółka nie może dalej zapewnić bezpiecznych warunków,
       8. wymaga tego szkoła, uczelnia, urząd pracy, grantodawca lub inny podmiot kierujący.
2. Wcześniejsze zakończenie powinno zostać udokumentowane.
3. Jeżeli praktykant lub stażysta został skierowany przez uczelnię, szkołę albo inną instytucję, Spółka informuje tę instytucję o wcześniejszym zakończeniu, jeżeli wynika to z porozumienia lub jest konieczne.

Rozdział XVI
Zaświadczenia, opinie i referencje

§ 37. Zaświadczenie
1. Po prawidłowym zakończeniu praktyki lub stażu Spółka może wydać zaświadczenie.
2. Zaświadczenie powinno zawierać:
       1. imię i nazwisko osoby,
       2. nazwę Spółki,
       3. rodzaj praktyki lub stażu,
       4. okres odbywania,
       5. liczbę godzin, jeżeli jest wymagana,
       6. zakres zadań,
       7. podpis osoby uprawnionej.
3. Zaświadczenie nie powinno zawierać ocen, których Spółka nie jest w stanie uzasadnić.

§ 38. Opinia lub referencje
1. Na prośbę praktykanta lub stażysty Spółka może wydać opinię albo referencje.
2. Opinia powinna być rzetelna i zgodna z przebiegiem praktyki lub stażu.
3. Nie wydaje się opinii potwierdzającej kompetencje, których dana osoba nie wykazała.
4. Opinia może wskazywać:
       1. zakres zadań,
       2. poziom zaangażowania,
       3. samodzielność,
       4. terminowość,
       5. komunikację,
       6. umiejętność pracy w zespole,
       7. szczególne osiągnięcia.

Rozdział XVII
Rejestr praktyk i staży

§ 39. Rejestr
1. Spółka prowadzi rejestr praktyk i staży.
2. Rejestr powinien zawierać:
       1. imię i nazwisko praktykanta lub stażysty,
       2. rodzaj praktyki lub stażu,
       3. instytucję kierującą, jeżeli dotyczy,
       4. datę rozpoczęcia,
       5. datę zakończenia,
       6. opiekuna,
       7. podstawę formalną,
       8. informację o odpłatności albo nieodpłatności,
       9. informację o wydanym zaświadczeniu,
     10. uwagi organizacyjne.
3. Rejestr przechowuje się zgodnie z zasadami ochrony danych osobowych.

Rozdział XVIII
Naruszenia i sytuacje problemowe

§ 40. Zgłaszanie problemów
1. Praktykant lub stażysta ma prawo zgłosić problem, nieprawidłowość, konflikt, przeciążenie zadaniami, naruszenie granic, dyskryminację, mobbing, molestowanie, naruszenie bezpieczeństwa lub inne zdarzenie niepokojące.
2. Zgłoszenia można dokonać:
       1. opiekunowi,
       2. Zarządowi,
       3. osobie odpowiedzialnej za ochronę danych,
       4. osobie odpowiedzialnej za ochronę małoletnich, jeżeli sprawa dotyczy dziecka,
       5. osobie koordynującej projekt.
3. Spółka nie podejmuje działań odwetowych wobec osoby, która w dobrej wierze zgłasza problem.

§ 41. Reakcja Spółki
1. Po otrzymaniu zgłoszenia Spółka:
       1. analizuje sprawę,
       2. zabezpiecza dokumenty,
       3. wysłuchuje zainteresowanych osób,
       4. podejmuje działania naprawcze,
       5. informuje właściwą instytucję, jeżeli jest to wymagane,
       6. dokumentuje sprawę.
2. Jeżeli sprawa dotyczy zagrożenia małoletniego, stosuje się Standardy Ochrony Małoletnich.
3. Jeżeli sprawa dotyczy naruszenia danych osobowych, stosuje się Standardy ochrony danych osobowych i tajemnicy przedsiębiorstwa.

Rozdział XIX
Archiwizacja

§ 42. Dokumentacja praktyk i staży
1. Dokumentacja praktyk i staży obejmuje w szczególności:
       1. zgłoszenie,
       2. CV lub formularz, jeżeli był wymagany,
       3. skierowanie,
       4. porozumienie z uczelnią lub szkołą,
       5. umowę,
       6. program praktyki lub stażu,
       7. oświadczenia,
       8. upoważnienia,
       9. listy obecności,
     10. dziennik praktyki,
     11. potwierdzenia wykonania zadań,
     12. zaświadczenie,
     13. opinię,
     14. korespondencję,
     15. notatki z problemów lub incydentów.
2. Dokumenty przechowuje się przez okres wynikający z przepisów, umów, regulaminów projektowych, zasad rachunkowości albo uzasadnionego interesu Spółki.
3. Dokumentów nie należy przechowywać dłużej, niż jest to konieczne.

Rozdział XX
Monitoring i aktualizacja Standardów

§ 43. Przegląd
1. Zarząd dokonuje przeglądu Standardów co najmniej raz w roku.
2. Przegląd obejmuje:
       1. liczbę zrealizowanych praktyk i staży,
       2. jakość dokumentacji,
       3. problemy zgłoszone przez praktykantów i stażystów,
       4. uwagi opiekunów,
       5. współpracę z uczelniami i szkołami,
       6. zgodność z przepisami,
       7. potrzebę aktualizacji wzorów dokumentów.
3. Standardy aktualizuje Zarząd Spółki.

Rozdział XXI
Postanowienia końcowe

§ 44. Wejście w życie
1. Standardy wchodzą w życie z dniem przyjęcia przez Zarząd Spółki.
2. Standardy stosuje się do wszystkich nowych praktyk i staży.
3. Do praktyk i staży już rozpoczętych Standardy stosuje się odpowiednio, w zakresie możliwym organizacyjnie i prawnym.