STANDARDY
przeciwdziałania praniu pieniędzy, finansowaniu terroryzmu
oraz obchodzeniu sankcji
w działaniach Korporacja WAM Spółka NON for PROFIT Sp. z o.o.

Rozdział I
Postanowienia ogólne

§ 1. Cel Standardów
1. Niniejsze Standardy określają zasady przeciwdziałania wykorzystywaniu Korporacja WAM Spółka NON for PROFIT Sp. z o.o., dalej jako „Spółka”, do:
       1. prania pieniędzy,
       2. finansowania terroryzmu,
       3. obchodzenia sankcji krajowych, unijnych lub międzynarodowych,
       4. legalizowania środków pochodzących z niejasnych lub nielegalnych źródeł,
       5. pozornego finansowania działań społecznych, edukacyjnych, gospodarczych lub projektowych,
       6. ukrywania rzeczywistych beneficjentów transakcji, darowizn, dotacji, usług lub zakupów.
2. Standardy mają zapewnić przejrzystość finansową Spółki, ochronę jej reputacji oraz zgodność działań z przepisami prawa i zasadami należytej staranności.
3. Standardy stosuje się do wszystkich działań Spółki, w szczególności do:
       1. przyjmowania darowizn, wpłat, sponsoringu i innych świadczeń,
       2. realizacji projektów finansowanych ze środków publicznych, prywatnych lub zagranicznych,
       3. zawierania umów z wykonawcami, podwykonawcami i partnerami,
       4. zakupów sprzętu, usług i materiałów,
       5. rozliczania kosztów projektowych,
       6. współpracy z organizacjami społecznymi, przedsiębiorcami i osobami fizycznymi,
       7. działań międzynarodowych,
       8. działań związanych z przekazywaniem środków poza granice Polski,
       9. działań prowadzonych w formule non profit.

§ 2. Charakter Standardów
1. Standardy mają charakter wewnętrznego dokumentu zarządczego Spółki.
2. Standardy nie zastępują ustawowej procedury AML, jeżeli Spółka w konkretnym zakresie swojej działalności stanie się instytucją obowiązaną w rozumieniu ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu.
3. W przypadku rozpoczęcia działalności, która może powodować uznanie Spółki za instytucję obowiązaną, Zarząd dokonuje odrębnej analizy prawnej i przyjmuje pełną procedurę AML zgodną z ustawą.
4. Dotyczy to w szczególności sytuacji, w której Spółka rozpoczęłaby działalność polegającą między innymi na:
       1. usługowym prowadzeniu ksiąg rachunkowych,
       2. doradztwie podatkowym,
       3. pośrednictwie w obrocie nieruchomościami,
       4. działalności w zakresie walut wirtualnych,
       5. świadczeniu usług finansowych,
       6. działalności płatniczej,
       7. obrocie wartościami majątkowymi o podwyższonym ryzyku.
       5. Zarząd Spółki co najmniej raz w roku weryfikuje, czy zakres działalności Spółki nie powoduje powstania obowiązków właściwych dla instytucji obowiązanej.

Rozdział II
Definicje

§ 3. Pranie pieniędzy
1. Pranie pieniędzy oznacza działania zmierzające do ukrycia nielegalnego pochodzenia środków pieniężnych lub innych wartości majątkowych.
2. W praktyce może to polegać w szczególności na:
       1. przekazywaniu środków przez pozorne darowizny,
       2. zawieraniu fikcyjnych umów,
       3. zawyżaniu wartości usług,
       4. opłacaniu usług, które faktycznie nie zostały wykonane,
       5. dzieleniu wpłat na mniejsze kwoty,
       6. wykorzystywaniu wielu pośredników,
       7. ukrywaniu rzeczywistego zleceniodawcy lub beneficjenta,
       8. wykorzystywaniu organizacji społecznych lub podmiotów non profit jako „przykrywki” dla transferu środków.

§ 4. Finansowanie terroryzmu
1. Finansowanie terroryzmu oznacza gromadzenie, przekazywanie lub udostępnianie środków, które mogą zostać wykorzystane do działalności terrorystycznej.
2. Ryzyko finansowania terroryzmu może dotyczyć także środków pochodzących z legalnych źródeł, jeżeli ich rzeczywisty cel jest niezgodny z prawem.
3. Szczególnej ostrożności wymagają transfery środków do państw, regionów lub podmiotów objętych konfliktami zbrojnymi, sankcjami, wysokim poziomem korupcji albo podwyższonym ryzykiem finansowania terroryzmu.

§ 5. Sankcje
1. Sankcje oznaczają ograniczenia dotyczące określonych osób, podmiotów, państw, towarów, usług lub transakcji.
2. Sankcje mogą obejmować w szczególności:
       1. zakaz przekazywania środków finansowych,
       2. zakaz udostępniania zasobów gospodarczych,
       3. obowiązek zamrożenia środków,
       4. zakaz współpracy z określonym podmiotem,
       5. zakaz udziału w działaniach zmierzających do obejścia sankcji.
3. Polska lista sankcyjna MSWiA obejmuje między innymi środki w postaci zamrożenia środków finansowych i zasobów gospodarczych, zakazu udostępniania środków oraz zakazu świadomego udziału w obchodzeniu takich ograniczeń.

§ 6. Kontrahent
1. Kontrahentem jest każda osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna, z którą Spółka nawiązuje relację finansową, organizacyjną lub projektową.
2. Kontrahentem może być w szczególności:
       1. darczyńca,
       2. sponsor,
       3. partner projektu,
       4. wykonawca,
       5. podwykonawca,
       6. dostawca sprzętu,
       7. usługodawca,
       8. organizacja społeczna,
       9. fundacja,
     10. stowarzyszenie,
     11. spółka,
     12. osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą,
     13. osoba prywatna dokonująca wpłaty.

§ 7. Beneficjent rzeczywisty
1. Beneficjent rzeczywisty oznacza osobę fizyczną, która bezpośrednio lub pośrednio sprawuje kontrolę nad danym podmiotem albo w imieniu której nawiązywana jest relacja lub przeprowadzana transakcja.
2. Przy współpracy z osobami prawnymi Spółka może korzystać z Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych. CRBR jest publicznym rejestrem zapewniającym nieodpłatny dostęp do informacji o beneficjentach rzeczywistych, co ma zwiększać przejrzystość obrotu gospodarczego. (Gov.pl)
3. Dane do CRBR zgłasza osoba uprawniona do reprezentacji spółki, a Ministerstwo Finansów wskazuje, że nie można powierzyć tego zadania innym osobom. (Gov.pl)

Rozdział III
Zasady ogólne bezpieczeństwa finansowego

§ 8. Zasada przejrzystości
1. Spółka prowadzi działalność finansową w sposób przejrzysty, udokumentowany i możliwy do kontroli.
2. Każdy wpływ środków i każdy wydatek powinien mieć jasną podstawę, cel oraz dokumentację.
3. Spółka nie przyjmuje środków, których źródło, cel lub warunki przekazania budzą uzasadnione wątpliwości.
4. Spółka nie uczestniczy w transakcjach, których gospodarczy lub społeczny sens jest pozorny.

§ 9. Zasada znajomości kontrahenta
1. Przed nawiązaniem istotnej relacji finansowej Spółka powinna ustalić, z kim faktycznie współpracuje.
2. Weryfikacja kontrahenta obejmuje w szczególności:
       1. nazwę albo imię i nazwisko,
       2. numer KRS, NIP, REGON albo numer identyfikacyjny działalności,
       3. adres siedziby lub adres wykonywania działalności,
       4. osoby uprawnione do reprezentacji,
       5. beneficjentów rzeczywistych, jeżeli dotyczy,
       6. podstawowy profil działalności,
       7. źródło finansowania, jeżeli ma to znaczenie dla danej relacji,
       8. powiązania z państwami, osobami lub podmiotami podwyższonego ryzyka.

§ 10. Zasada proporcjonalności
1. Zakres weryfikacji kontrahenta powinien być proporcjonalny do ryzyka.
2. Prosta wpłata drobnej darowizny od osoby fizycznej nie wymaga takiej samej analizy jak duża darowizna od zagranicznego podmiotu albo wieloetapowa umowa z nowym wykonawcą.
3. Im większa wartość transakcji, bardziej nietypowe warunki, bardziej skomplikowana struktura podmiotu albo większy element zagraniczny, tym dokładniejsza powinna być weryfikacja.

§ 11. Zasada dokumentowania decyzji
1. Spółka dokumentuje istotne decyzje finansowe.
2. Dokumentacja powinna pozwalać ustalić:
       1. kto podjął decyzję,
       2. kiedy decyzja została podjęta,
       3. jakiego kontrahenta dotyczyła,
       4. czego dotyczyła transakcja,
       5. jakie dokumenty sprawdzono,
       6. czy wystąpiły sygnały ostrzegawcze,
       7. jakie działania podjęto w związku z ryzykiem.

Rozdział IV
Ocena ryzyka

§ 12. Obszary ryzyka w działalności Spółki
1. Spółka identyfikuje obszary, w których może wystąpić ryzyko prania pieniędzy, finansowania terroryzmu lub obchodzenia sankcji.
2. W działalności Spółki szczególnej uwagi wymagają:
       1. darowizny od nieznanych podmiotów,
       2. wpłaty gotówkowe,
       3. wpłaty od podmiotów zagranicznych,
       4. darowizny z zastrzeżeniem nietypowego celu,
       5. sponsoring połączony z żądaniem działań pozornych,
       6. umowy z podmiotami o niejasnej strukturze właścicielskiej,
       7. płatności na rachunki inne niż rachunek kontrahenta,
       8. żądanie płatności na rzecz osoby trzeciej,
       9. faktury za usługi niematerialne o trudnym do zweryfikowania zakresie,
     10. zawyżone wynagrodzenie za usługi,
     11. zakup sprzętu po cenie rażąco odbiegającej od wartości rynkowej,
     12. szybkie przekazywanie środków dalej bez jasnego uzasadnienia,
     13. współpraca z podmiotami z państw wysokiego ryzyka,
     14. współpraca z podmiotami powiązanymi z osobami objętymi sankcjami,
     15. działania pomocowe prowadzone za granicą lub z partnerami zagranicznymi.
3. Krajowa ocena ryzyka wskazuje, że w sektorze organizacji typu non profit powinny być podejmowane działania zwiększające świadomość narażenia na pranie pieniędzy i finansowanie terroryzmu, a szczególna uwaga powinna dotyczyć między innymi transferów do jurysdykcji podwyższonego ryzyka oraz ustalania celu i charakteru relacji z beneficjentami środków. (Gov.pl)

§ 13. Poziomy ryzyka
1. Spółka przyjmuje trzy poziomy ryzyka:
       1. ryzyko niskie,
       2. ryzyko standardowe,
       3. ryzyko podwyższone.
2. Ryzyko niskie występuje w szczególności przy:
       1. drobnych darowiznach od osób fizycznych,
       2. współpracy z dobrze znanymi podmiotami krajowymi,
       3. płatnościach na rachunki bankowe ujawnione w publicznych rejestrach,
       4. transakcjach typowych dla działalności Spółki.
3. Ryzyko standardowe występuje w szczególności przy:
       1. nowych kontrahentach,
       2. umowach o umiarkowanej wartości,
       3. zakupach usług lub sprzętu,
       4. darowiznach od podmiotów gospodarczych,
       5. projektach z udziałem kilku partnerów.
4. Ryzyko podwyższone występuje w szczególności przy:
       1. dużych darowiznach od nieznanych podmiotów,
       2. relacjach zagranicznych,
       3. państwach wysokiego ryzyka,
       4. nietypowych warunkach płatności,
       5. niejasnym źródle środków,
       6. niejasnej strukturze właścicielskiej kontrahenta,
       7. presji na szybkie zawarcie umowy,
       8. odmowie przekazania danych identyfikacyjnych,
       9. powiązaniu kontrahenta z osobami publicznie eksponowanymi, sankcjami lub negatywnymi doniesieniami,
     10. transakcjach gotówkowych o istotnej wartości.

Rozdział V
Weryfikacja kontrahentów

§ 14. Minimalna weryfikacja kontrahenta
1. Przed zawarciem umowy lub przyjęciem istotnej wpłaty Spółka sprawdza podstawowe dane kontrahenta.
2. Weryfikacja może obejmować:
       1. KRS,
       2. CEIDG,
       3. CRBR,
       4. białą listę podatników VAT,
       5. stronę internetową kontrahenta,
       6. publiczne rejestry branżowe,
       7. listy sankcyjne,
       8. dostępne informacje medialne, jeżeli ryzyko jest podwyższone.
3. W przypadku osoby fizycznej weryfikacja powinna być adekwatna do charakteru relacji i może obejmować w szczególności imię, nazwisko, dane kontaktowe oraz podstawę dokonania wpłaty lub zawarcia umowy.

§ 15. Weryfikacja podmiotów prawnych
1. W przypadku spółek, fundacji, stowarzyszeń lub innych osób prawnych należy ustalić:
       1. pełną nazwę,
       2. numer KRS lub inny numer rejestrowy,
       3. NIP,
       4. REGON, jeżeli dotyczy,
       5. adres siedziby,
       6. osoby reprezentujące,
       7. sposób reprezentacji,
       8. beneficjenta rzeczywistego, jeżeli dane są dostępne,
       9. cel współpracy,
     10. rachunek bankowy właściwy dla płatności.
2. Jeżeli dane kontrahenta w dokumentach, rejestrach i umowie są niespójne, sprawa wymaga wyjaśnienia przed zawarciem umowy lub dokonaniem płatności.

§ 16. Weryfikacja beneficjenta rzeczywistego
1. W przypadku istotnych relacji finansowych Spółka powinna ustalić, kto faktycznie kontroluje kontrahenta.
2. Jeżeli kontrahent jest spółką złożoną, podmiotem zagranicznym albo podmiotem z nietypową strukturą, Spółka może zażądać:
       1. oświadczenia o beneficjencie rzeczywistym,
       2. aktualnego odpisu z rejestru,
       3. dokumentu potwierdzającego strukturę właścicielską,
       4. wskazania osoby faktycznie decydującej o współpracy.
3. Odmowa wskazania beneficjenta rzeczywistego przy relacji o podwyższonym ryzyku może stanowić podstawę odmowy współpracy.

Rozdział VI
Przyjmowanie darowizn, wpłat i sponsoringu

§ 17. Zasady ogólne
1. Spółka może przyjmować darowizny, wpłaty, sponsoring i inne świadczenia wyłącznie wtedy, gdy ich źródło, cel i warunki nie budzą uzasadnionych wątpliwości.
2. Spółka nie przyjmuje środków, jeżeli:
       1. darczyńca odmawia podania danych koniecznych do identyfikacji,
       2. darczyńca żąda fikcyjnego albo niezgodnego z prawdą opisu wpłaty,
       3. darczyńca żąda zwrotu części środków poza oficjalnym rozliczeniem,
       4. darczyńca żąda przekazania środków osobie trzeciej bez uzasadnienia,
       5. środki pochodzą z państwa lub podmiotu wysokiego ryzyka,
       6. darczyńca jest objęty sankcjami,
       7. cel wpłaty jest sprzeczny z prawem, umową Spółki albo zasadami etycznymi,
       8. wpłata może służyć obejściu prawa lub ukryciu rzeczywistego źródła pieniędzy.

§ 18. Darowizny gotówkowe
1. Spółka co do zasady nie przyjmuje istotnych darowizn gotówkowych.
2. Preferowaną formą przekazywania środków jest przelew bankowy na rachunek Spółki.
3. Wpłaty gotówkowe powinny być ograniczone do sytuacji wyjątkowych, drobnych i należycie udokumentowanych.
4. Każda gotówkowa wpłata o nietypowej wartości lub okolicznościach wymaga odnotowania.
5. Spółka może odmówić przyjęcia gotówki, jeżeli nie jest możliwe ustalenie źródła środków albo osoby wpłacającej.

§ 19. Darowizny rzeczowe
1. Przed przyjęciem darowizny rzeczowej Spółka ustala:
       1. kto jest darczyńcą,
       2. co jest przedmiotem darowizny,
       3. jaka jest szacunkowa wartość darowizny,
       4. czy darczyńca ma prawo rozporządzać rzeczą,
       5. czy rzecz nie pochodzi z nielegalnego źródła,
       6. czy darowizna nie wiąże się z ukrytym zobowiązaniem Spółki.
2. Przy darowiznach sprzętu elektronicznego, pojazdów, wyposażenia technicznego lub rzeczy o większej wartości należy sporządzić protokół przyjęcia.

§ 20. Sponsoring
1. Sponsoring musi mieć jasno określony cel, zakres świadczeń oraz sposób rozliczenia.
2. Umowa sponsoringu nie może służyć ukryciu darowizny, łapówki, wynagrodzenia za fikcyjne usługi albo transferu środków do osoby trzeciej.
3. Spółka odmawia zawarcia umowy sponsoringu, jeżeli sponsor oczekuje działań sprzecznych z prawem, zasadami przejrzystości albo dobrym imieniem Spółki.

Rozdział VII
Umowy, zakupy i płatności

§ 21. Zasady zawierania umów
1. Umowy zawierane przez Spółkę powinny być pisemne, dokumentowe albo elektroniczne, jeżeli ich wartość lub znaczenie tego wymaga.
2. Umowa powinna określać:
       1. strony umowy,
       2. przedmiot umowy,
       3. wartość świadczenia,
       4. sposób wykonania,
       5. termin wykonania,
       6. sposób płatności,
       7. rachunek bankowy,
       8. zasady odbioru usługi lub towaru,
       9. obowiązek wystawienia prawidłowego dokumentu księgowego.
3. Spółka nie zawiera umów, których przedmiot jest pozorny, niejasny albo niemożliwy do zweryfikowania.

§ 22. Płatności
1. Płatności powinny być dokonywane przelewem bankowym na rachunek kontrahenta.
2. Spółka unika płatności gotówkowych, z wyjątkiem drobnych wydatków organizacyjnych.
3. Płatność na rachunek osoby trzeciej jest dopuszczalna wyłącznie wtedy, gdy istnieje jasne i udokumentowane uzasadnienie.
4. Płatności nie dokonuje się, jeżeli:
       1. numer rachunku jest niezgodny z umową lub fakturą,
       2. kontrahent nagle zmienia rachunek bez wyjaśnienia,
       3. rachunek znajduje się w państwie innym niż siedziba kontrahenta bez uzasadnienia,
       4. kontrahent żąda podziału płatności na kilka nieuzasadnionych przelewów,
       5. płatność miałaby trafić do podmiotu objętego sankcjami.

§ 23. Usługi niematerialne
1. Szczególnej ostrożności wymagają usługi niematerialne, w szczególności:
       1. doradztwo,
       2. konsulting,
       3. promocja,
       4. obsługa medialna,
       5. usługi eksperckie,
       6. szkolenia,
       7. analizy,
       8. opracowania,
       9. pośrednictwo.
2. Przy takich usługach należy zadbać o dowody wykonania, na przykład:
       1. raport,
       2. prezentację,
       3. listę obecności,
       4. dokumentację zdjęciową,
       5. nagranie,
       6. protokół odbioru,
       7. korespondencję roboczą,
       8. materiały powstałe w wyniku usługi.
3. Brak możliwości wykazania realnego wykonania usługi jest sygnałem ostrzegawczym.

Rozdział VIII
Działania projektowe i grantowe

§ 24. Środki publiczne i grantowe
1. Środki publiczne, grantowe i dotacyjne muszą być wykorzystywane wyłącznie zgodnie z umową, regulaminem programu i zatwierdzonym budżetem.
2. Spółka nie dopuszcza:
       1. fikcyjnego zawyżania kosztów,
       2. finansowania wydatków niezwiązanych z projektem,
       3. zawierania pozornych umów z wykonawcami,
       4. przepływu środków przez podmioty nieuczestniczące realnie w projekcie,
       5. finansowania zadań sprzecznych z celem dotacji,
       6. podwójnego finansowania tego samego wydatku,
       7. dzielenia zamówień w celu ominięcia zasad konkurencyjności.

§ 25. Partnerzy projektowi
1. Przed rozpoczęciem współpracy projektowej Spółka powinna sprawdzić partnera.
2. Weryfikacja partnera obejmuje w szczególności:
       1. status prawny,
       2. osoby reprezentujące,
       3. doświadczenie w podobnych działaniach,
       4. wiarygodność finansową w zakresie adekwatnym do projektu,
       5. beneficjenta rzeczywistego, jeżeli dotyczy,
       6. listy sankcyjne,
       7. powiązania z państwami lub podmiotami wysokiego ryzyka.
3. W przypadku partnera zagranicznego analiza powinna być pogłębiona.

Rozdział IX
Sygnały ostrzegawcze

§ 26. Sygnały ostrzegawcze po stronie darczyńcy lub kontrahenta
Za sygnały ostrzegawcze uznaje się w szczególności:
1. odmowę ujawnienia danych identyfikacyjnych,
2. niechęć do podpisania umowy,
3. presję na szybkie przyjęcie środków,
4. prośbę o nieujawnianie darczyńcy lub sponsora bez racjonalnego uzasadnienia,
5. niejasne źródło pochodzenia środków,
6. wpłatę nieadekwatną do profilu darczyńcy,
7. przelew od osoby trzeciej niezwiązanej z umową,
8. prośbę o zwrot części środków na inny rachunek,
9. żądanie fikcyjnego opisu faktury lub przelewu,
10. korzystanie z wielu pośredników bez uzasadnienia,
11. struktura właścicielska uniemożliwiająca ustalenie rzeczywistego kontrolującego,
12. powiązanie z państwem wysokiego ryzyka,
13. negatywne informacje medialne o oszustwach, korupcji, przestępczości gospodarczej lub sankcjach,
14. nierealistyczna cena usługi lub towaru,
15. brak realnego uzasadnienia gospodarczego transakcji.

§ 27. Sygnały ostrzegawcze po stronie transakcji
Za sygnały ostrzegawcze związane z transakcją uznaje się w szczególności:
1. sztuczne dzielenie płatności,
2. duże wpłaty gotówkowe,
3. płatności z państw podwyższonego ryzyka,
4. płatności na rachunki zagraniczne bez uzasadnienia,
5. płatności na rachunek innego podmiotu niż wykonawca,
6. brak dokumentów potwierdzających wykonanie usługi,
7. szybkie przekazywanie otrzymanych środków dalej,
8. powtarzalne transakcje bez jasnego celu,
9. transakcje niezgodne z profilem działalności Spółki,
10. transakcje niewspółmierne do skali działalności kontrahenta,
11. nabywanie rzeczy trudnych do wyceny bez opinii lub rozeznania rynku,
12. połączenie darowizny z ukrytym oczekiwaniem świadczenia wzajemnego.

Rozdział X
Sankcje i listy ostrzegawcze

§ 28. Weryfikacja sankcyjna
1. Spółka weryfikuje podmioty i osoby pod kątem sankcji w przypadku:
       1. istotnych darowizn,
       2. umów o większej wartości,
       3. współpracy zagranicznej,
       4. partnerstw projektowych,
       5. transakcji z podmiotami o podwyższonym ryzyku,
       6. jakichkolwiek wątpliwości co do powiązań kontrahenta.
2. Weryfikacja obejmuje w miarę potrzeby:
       1. polską listę sankcyjną,
       2. listy sankcyjne Unii Europejskiej,
       3. listy ONZ,
       4. inne publiczne źródła właściwe dla charakteru sprawy.
3. W przypadku ustalenia, że kontrahent, darczyńca, sponsor, partner lub jego beneficjent rzeczywisty jest objęty sankcjami, Spółka nie zawiera umowy, nie przyjmuje środków i nie dokonuje płatności.
4. Jeżeli relacja już istnieje, Zarząd podejmuje działania zabezpieczające i analizuje obowiązki informacyjne wobec właściwych organów.

Rozdział XI
Postępowanie w przypadku podejrzenia prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu

§ 29. Zasady reakcji
1. Każda osoba działająca w imieniu Spółki, która zauważy sygnały ostrzegawcze, jest zobowiązana poinformować Zarząd albo osobę odpowiedzialną za bezpieczeństwo finansowe.
2. Osoba zgłaszająca nie prowadzi samodzielnego śledztwa.
3. Do czasu wyjaśnienia sprawy Spółka może:
       1. wstrzymać zawarcie umowy,
       2. wstrzymać przyjęcie środków,
       3. wstrzymać płatność,
       4. zażądać dodatkowych dokumentów,
       5. odmówić współpracy,
       6. rozwiązać umowę, jeżeli pozwalają na to przepisy i postanowienia umowne.

§ 30. Notatka z identyfikacji ryzyka
1. W przypadku wystąpienia istotnego sygnału ostrzegawczego sporządza się notatkę.
2. Notatka powinna zawierać:
       1. datę,
       2. osobę sporządzającą,
       3. nazwę kontrahenta lub darczyńcy,
       4. opis transakcji lub relacji,
       5. wskazane sygnały ostrzegawcze,
       6. źródła informacji,
       7. podjęte działania,
       8. decyzję Zarządu,
       9. załączniki.

§ 31. Zawiadomienie właściwych organów
1. Jeżeli z okoliczności sprawy wynika uzasadnione podejrzenie popełnienia przestępstwa, Spółka zawiadamia właściwe organy, w szczególności Policję lub prokuraturę.
2. Jeżeli Spółka w danym zakresie jest instytucją obowiązaną, stosuje obowiązki ustawowe wobec Generalnego Inspektora Informacji Finansowej.
3. GIIF jest centralnym elementem polskiego systemu przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. (Gov.pl)
Rozdział XII
Osoby odpowiedzialne

§ 32. Odpowiedzialność Zarządu
1. Za wdrożenie Standardów odpowiada Zarząd Spółki.
2. Zarząd:
       1. przyjmuje Standardy,
       2. nadzoruje ich stosowanie,
       3. podejmuje decyzje w sprawach podwyższonego ryzyka,
       4. decyduje o odmowie przyjęcia środków lub zawarcia umowy,
       5. decyduje o zawiadomieniu właściwych organów,
       6. zapewnia archiwizację dokumentacji,
       7. dokonuje okresowego przeglądu Standardów.

§ 33. Osoba odpowiedzialna za bezpieczeństwo finansowe
1. Zarząd może wyznaczyć osobę odpowiedzialną za bezpieczeństwo finansowe i stosowanie niniejszych Standardów.
2. Do jej zadań może należeć:
       1. wstępna weryfikacja kontrahentów,
       2. prowadzenie rejestru zgłoszeń,
       3. przygotowywanie notatek z ryzyka,
       4. sprawdzanie list sankcyjnych,
       5. rekomendowanie decyzji Zarządowi,
       6. gromadzenie dokumentacji,
       7. przygotowywanie corocznego przeglądu ryzyk.
3. Jeżeli Zarząd nie wyznaczy odrębnej osoby, obowiązki te wykonuje osoba prowadząca daną sprawę, projekt lub umowę, pod nadzorem Zarządu.

Rozdział XIII
Dokumentacja i archiwizacja

§ 34. Dokumenty podlegające przechowywaniu
1. Spółka przechowuje dokumenty związane z oceną ryzyka i weryfikacją kontrahentów.
2. Dokumentacja może obejmować:
       1. odpisy z KRS,
       2. wydruki z CEIDG,
       3. potwierdzenia sprawdzenia CRBR,
       4. potwierdzenia sprawdzenia list sankcyjnych,
       5. oświadczenia kontrahentów,
       6. umowy,
       7. faktury i rachunki,
       8. protokoły odbioru,
       9. notatki służbowe,
     10. korespondencję,
     11. decyzje Zarządu,
     12. potwierdzenia przelewów,
     13. dokumentację projektową.
3. Dokumenty przechowuje się w sposób zapewniający poufność, integralność i dostępność dla osób upoważnionych.

§ 35. Rejestr spraw podwyższonego ryzyka
1. Spółka prowadzi rejestr spraw podwyższonego ryzyka.
2. Rejestr zawiera:
       1. numer sprawy,
       2. datę,
       3. nazwę kontrahenta lub darczyńcy,
       4. opis sprawy,
       5. poziom ryzyka,
       6. podjęte działania,
       7. decyzję,
       8. osobę odpowiedzialną,
       9. informację o zamknięciu sprawy.

Rozdział XIV
Ochrona sygnalistów i zgłaszających

§ 36. Zgłaszanie nieprawidłowości
1. Osoba działająca w imieniu Spółki może zgłosić podejrzenie naruszenia niniejszych Standardów.
2. Zgłoszenie może dotyczyć w szczególności:
       1. podejrzanej darowizny,
       2. fikcyjnej umowy,
       3. zawyżonej faktury,
       4. presji na dokonanie płatności,
       5. próby obejścia procedury,
       6. powiązań kontrahenta z sankcjami,
       7. niejasnego źródła środków,
       8. konfliktu interesów.
3. Spółka nie podejmuje działań odwetowych wobec osoby, która w dobrej wierze zgłasza ryzyko lub nieprawidłowość.
4. Ministerstwo Finansów wskazuje, że GIIF przyjmuje sygnały dotyczące naruszeń ustawy AML przez instytucje obowiązane w związku z ustawą o ochronie sygnalistów.

Rozdział XV
Szkolenie i świadomość

§ 37. Zapoznanie osób współpracujących
1. Z niniejszymi Standardami zapoznaje się osoby odpowiedzialne za:
       1. zawieranie umów,
       2. przyjmowanie wpłat,
       3. prowadzenie projektów,
       4. wybór wykonawców,
       5. rozliczenia finansowe,
       6. kontakt z darczyńcami i sponsorami.
2. Zapoznanie się ze Standardami może być potwierdzone podpisem albo wiadomością elektroniczną.
3. Osoby zaangażowane w działania Spółki powinny znać podstawowe sygnały ostrzegawcze oraz wiedzieć, komu zgłaszać wątpliwości.

Rozdział XVI
Przegląd i aktualizacja Standardów

§ 38. Przegląd okresowy
1. Standardy podlegają przeglądowi co najmniej raz w roku.
2. Przegląd powinien obejmować:
       1. ocenę, czy Spółka nie stała się instytucją obowiązaną,
       2. analizę spraw podwyższonego ryzyka,
       3. analizę darowizn i sponsoringu,
       4. analizę relacji zagranicznych,
       5. ocenę skuteczności dokumentowania transakcji,
       6. ocenę zmian prawnych,
       7. potrzebę aktualizacji list kontrolnych i wzorów dokumentów.
3. Aktualizacji Standardów dokonuje Zarząd Spółki.

Rozdział XVII
Postanowienia końcowe

§ 39. Wejście w życie
1. Standardy wchodzą w życie z dniem przyjęcia przez Zarząd Spółki.
2. Standardy stosuje się do wszystkich nowych relacji finansowych, umów, darowizn, wpłat i projektów.
3. W odniesieniu do relacji już istniejących Standardy stosuje się przy ich przedłużaniu, zmianie, rozliczaniu albo w razie pojawienia się sygnałów ostrzegawczych.